Tietolinja
01/2003

Elektroninen kirjasto tutkimuksen ja oppimisen tukena - käyttäjälähtöinen tiedonhakupalvelu

Kristiina Hormia-Poutanen
Helsingin yliopiston kirjasto

URN:NBN:fi-fe20031157

Kansallisesta tiedonhakuportaalista kehitetään elektronisen kirjaston palvelutiski, "one-stop-shop" -palvelu, jonka kautta heterogeeniset elektroniset aineistot ovat haettavissa vaivattomasti. Portaali tulee tehostamaan ja helpottamaan tutkijoiden, opiskelijoiden ja muiden tiedontarvitsijoiden tiedonsaantia merkittävästi ja tulee näin parantamaan tutkimus- ja oppimisedellytyksiä Suomessa.

Portaalin käyttöönotto edellyttää saumatonta yhteistyötä kansalliskirjaston ja palvelun piiriin kuuluvien kirjastojen kesken. Kansalliskirjasto tulee tarjoamaan kirjastoille ja niiden käyttäjille tietyn perusvalikoiman palveluita, jota paikalliset kirjastot rikastuttavat omilla palveluillaan. Portaali on myös se alusta, jonka varaan yliopistokirjastojen verkoston strategiassa mainittu tietokartta voidaan rakentaa.

Yhdessä integroidun kirjastojärjestelmän ja digitaalisten objektien hallintasovelluksen kanssa portaali muodostaa infrastruktuurin, jonka varassa kirjastot voivat palvella omia kehysorganisaatioitaan tehokkaasti.

Hankkeen taustaa

Idea kansallisen tiedonhakuportaalin kehittämisestä on esitetty opetusministeriön työryhmän muistiossa Kansallinen elektroninen kirjasto (1997). Muistiossa todetaan "Kansallinen elektroninen kirjasto voidaan määritellä järjestelmäksi, joka varmistaa yhtenäisen pääsyn laajaan ja hyvin organisoituun, mutta toisaalta heterogeeniseen tietovarantoon". Muistiossa esitetty kuvaus oli tavoitetilan kuvaus, joka vastaa hämmästyttävän hyvin niitä mahdollisuuksia, joita portaaliohjelmistot tarjoavat vuonna 2003.

Annikki Hyvärinen (sittemmin Roos) teki vuonna 1998 selvityksen markkinoilla olevista käyttöliittymäohjelmistoista ja hahmotteli käyttöliittymän toiminnallisuutta. Selvitys on luettavissa verkossa: http://www.lib.helsinki.fi/finelib/hankkeet/kayttol.pdf. Seuraavana vuonna Rami Heinisuo selvitti tarkemmin joidenkin kaupallisten ohjelmistojen toiminnallisuutta ja soveltuvuutta Suomen oloihin. Heinisuon selvitys on myös saatavilla verkossa: http://www.nordinfo.helsinki.fi/publications/nordnytt/nnytt3_99/heinisuo.htm 

Käyttöliittymähanketta lähdettiin toteuttamaan tehtyjen selvitysten pohjalta. Hankkeen alkuvaiheessa tehtiin kaksi merkittävää linjausta:

1. Käyttöliittymä toteutetaan kaupallisella ohjelmistolla 
2. Käyttöliittymän suunnittelu- ja osin toteuttajataho valitaan hankekilpailun kautta.

Kaupalliseksi ohjelmistoksi valittiin vuonna 1999 OCLC:n WebZ-ohjelmisto ja käytöliittymän toteuttajatahoksi valittiin vuonna 2000 yhteenliittymä, johon kuuluivat TietoEnator, Visual Systems ja Oulun yliopiston kirjasto. Visual Systems on tänä päivänä osa TietoEnatoria. Yhteistyö TietoEnatorin ja Oulun yliopiston kirjaston kanssa on jatkunut hedelmällisenä vuodesta 2000 lähtien. Lisätietoja WebZ-ohjelmistosta ja hankkeen tilanteesta vuoden 2001 alussa Tietolinjassa 1/2001.

Kesällä 2001 kaikki oli valmiina WebZ-ohjelmiston käyttöönottoon. Yllättäen OCLC ilmoitti, ettei se enää kehitä WebZ-ohjelmistoa ja tukikin loppuisi muutaman vuoden sisällä. Portaalihanke oli pysäytettävä heti, koska ei ollut mielekästä rakentaa mittavaa kansallista palvelua markkinoilta poistuvan ohjelmiston varaan. Hankkeessa käynnistyi toinen vaihe, joka kulminoitui EU-hankekilpailuun kesällä 2002 ja MetaLib-ohjelmiston valintaan lokakuussa 2002.

Mitä tiedämme käyttäjäkunnan tarpeista

Käyttäjälähtöisyyttä on korostettu hankkeen kaikissa vaiheissa. Käyttäjätutkimus tutkijoiden, opiskelijoiden ja muiden tiedontarvitsijoiden tiedonhakukäyttäytymisestä ja tarpeista tehtiin vuonna 2000 Oulun yliopistossa. Käyttäjälähtöisen suunnittelun käytännön toteutuksista, käyttäjäkyselyistä ja testeistä on vastannut Visual Systems Ltd ja asiantuntija-apua on antanut TKK:n käytettävyyslaboratorio.

Yleinen havainto tutkimuksessa oli, että vastaajien tiedonhakutavat vaihtelivat suuresti: siinä missä alkuvaiheen opiskelija tyytyi ensimmäisiin tuloksiin eikä osannut tiedonhaun hienouksia, spesialisoitunut käyttäjä teki laajoja hakuja ja arvioi tuloksen laatua. Omaksi joukokseen nousivat luonnollisesti tiedonhaun ammattilaiset, jotka taisivat tiedonhaun hienoudet. Hyvän käyttöliittymän tulisi kuitenkin pystyä palvelemaan kaikkia käyttäjiä.

Selvityksessä kävi ilmi, että käyttäjien ensisijaisia ja mieluisia tiedonlähteitä olivat heidän oman kirjastonsa tai oman alansa tutut tietokannat, lisensioidut viitetietokannat, e-lehdet tai kirjastoluettelot. Näistä tiedonhaku myös usein aloitettiin. Tämän vuoksi käyttöliittymä tulisi tarjota erilaisia lähestymistapoja tiedon äärelle.

Käyttäjät kertoivat myös yleensä tekevänsä useita ja perusteellisia hakuja. Tätä katsottiin voitavan käyttöliittymässä helpottaa niin, että hakutulosten tallennus ja jatkokäsittely olisivat mahdollisimman vaivattomia.

MetaLib-ohjelmisto - miksi se vaikuttaa niin lupaavalta

ExLibriksen MetaLib-ohjelmisto on selvä markkinajohtaja portaalimarkkinoilla. Sekä yksittäiset kirjastot että konsortiot eri puolilla maailmaa ovat hankkineet ohjelmiston käyttöönsä. Käyttäjäkirjastoja on jo useita satoja. Asiakkaista voi mainita esim. KOBV, Berlin and Brandenburg; University of Technology, Australia; Boston College; Washington Research Library Consortium; British Library.

Portaalihankkeen alkuvaiheessa määriteltiin hyvän käyttöliittymän ominaisuuksia. Hyvä käyttöliittymä täyttää seuraavia ehtoja:

• antaa yleiskuvan tarjonnasta 
• kaikki toiminnot ovat selkeästi esillä 
• tarjoaa tehokkaat tiedonhakumahdollisuudet 
• on räätälöitävissä käyttäjän tarpeiden mukaan 
• on räätälöitävissä organisaation tarpeiden mukaan 
• tarjoaa mahdollisuuden jatkuvaan tiedonseurantaan ja uutuusseurantaan 
• tukee erilaisia käyttäjäryhmiä 
• on turvallinen (aineistoa pääsevät käyttämään vain ne joilla siihen oikeus, käyttäjätason tiedot pysyvät salassa)

MetaLib täyttää kaikki nämä ehdot ja sen avulla on mahdollista toteuttaa palveluita, joita ei pari vuotta sitten vielä osattu ennakoida. Esimerkiksi OpenURL-standardiin pohjautuva linkityspalvelu (SFX) parantaa merkittävästi tiedonhaun tuloksena saatujen dokumenttien saantia, koska sen avulla käyttäjälle voidaan näyttää vain ne resurssit, joihin hänellä on käyttöoikeus. Mikäli dokumentti on saatavissa usean palvelun kautta, nämä voidaan asettaa paremmuusjärjestyksen.

MetaLib-ohjelmisto koostuu neljästä komponentista, joita ovat 1) käyttöliittymä, 2) tietämystietokanta tietoresurssien kuvailuun, 3) käyttäjäntunnistus ja personoidut palvelut, 4) SFX- tietämystietokanta ja linkityspalvelu. MetaLib-ohjelmiston komponentteja on kuvattu oheisessa taulukossa (Taulukko 1).

Tietämystietokannat (MetaLib ja SFX) koostuvat globaaleista Ex Libriksen ylläpitämistä kaikille MetaLib- ja SFX-asiakkaille yhteisistä tietokannoista ja kunkin asiakkaan omista paikallisista tietokannoista. Globaalin MetaLib-tietokannan merkitys on siinä, että sen avulla saamme käyttöömme Ex Libriksen ja muiden MetaLib-asiakkaiden tekemiä tietokanta- ja resurssikuvauksia. Voimme käyttää kuvailuja sellaisenaan tai täydentää niitä omien tarpeidemme mukaisesti. Työnsäästö siihen verrattuna, että tekisimme kuvailut itse on merkittävä. Luonnollisesti kansallisten tietoresurssien kuvailut on tehtävä Suomessa paikalliseen MetaLib-kantaan.

Taulukko 1. MetaLib-ohjelmiston komponentit

Työnjako yliopistokirjastojen ja kansalliskirjaston kesken

Portaalihankkeen kantavana ajatuksena on ollut se, että palveluja on voitava räätälöidä paikallisella tasolla. Kansalliskirjastossa tehdään keskitetysti ennalta määritellyt tietoresurssien kuvailut ja paikallisella tasolla järjestelmään voidaan viedä esim. niiden tietoresurssien kuvailut, jotka organisaatio on hankkinut itse.

Hankkeen käyttöönottovaiheessa kansalliskirjasto kuvailee järjestelmään FinELibin lisensioimat aineistot, yhteisluettelotietokannat ja yliopistokirjastojen näyttöluettelot. Keskitetty kuvailu säästää paljon työaikaa kirjastoissa. Päätöstä siitä, mitä tietämyskantaan tallennetaan keskitetysti näiden aineistojen jälkeen, ei ole vielä tehty. Mahdollisen prioriteettilistan laadinnassa tullaan kysymään kirjastojen mielipiteitä.

MetaLibissa on kehittyneet konsortio-ominaisuudet, joiden avulla tietoresurssit voidaan asettaa käyttöön siten, että jokaisessa yliopistossa asiakkaan näkevät kaikki ne resurssit, joiden käyttöoikeus yliopistolla on. Lisäksi portaaliin voidaan paikallisesti lisätä sellaisia vapaasti käytettäviä resursseja, jotka ovat yliopiston kannalta kiinnostavia.

Oheisessa taulukossa on hahmoteltu työnjakoa yliopistokirjastojen ja kansalliskirjaston kesken (Taulukko 2.)

Taulukko 2. Työnjako kansalliskirjaston ja yliopistokirjastojen kesken

Kansallisen tiedonhakuportaalin käyttöönotto

Tiedonhakuportaalin käyttöönottoaikataulu tehtiin loppuvuodesta 2002. Suunnitellusta aikataulusta on keskusteltu Ex Libriksen asiantuntijoiden kanssa, jotka pitävät suunnitelmaamme varsin realistisena. Tavoitteena on avata portaalipalvelu yliopistoille elokuussa 2003. Tällöin kirjastoissa jää hieman aikaa opetella ohjelmiston käyttöä ja valmistautua käyttäjäkoulutukseen ennen syyslukukauden alkua.

Käyttöönotto käynnistyi aikataulun mukaisesti sopimuksen allekirjoituksella joulukuussa 2002. Sopimukseen saatiin useita lisäyksiä, muutoksia ja tarkenteita. Merkittävin uusi yksityiskohta oli se, että sopimukseen kirjattiin omistusoikeutemme MetaLibin ja SFX:n tietämystietokantojen metatietoon. Tällä taataan se, että näihin kantoihin tallentamamme aineisto on meidän käytettävissämme myös sen jälkeen, kun portaalisovellusta on vaihdettu.

Seuraava merkittävä etappi oli pääsuunnittelija Ari Rouvarin ja atk-suunnittelija Henri Ryhäsen työsuhteen alkaminen helmikuun alussa. Molemmat suunnittelijat ovat kokeneita ja ammattitaitoisia, joten on syytä olettaa hankkeen etenevän erittäin hyvin.

Laitteiston hankinta ja asennus sekä ylläpito-organisaation valinta tehdään suunnitelman mukaan maaliskuussa. Ylläpidosta on keskusteltu CSC:n kanssa. Mikäli aikataulu pitää, MetaLib ja SFX voidaan asentaa tuotantoympäristöön maalis-huhtikuussa. Tämän jälkeen ohjelmassa on ohjelmistojen koulutus. Se annetaan 12 hengen ryhmälle. Ryhmäläiset sitoutuvat kouluttamaan kollegoitaan edelleen.

Kevätkauden aikana suunnitellaan aineistojen luokitus, toteutetaan käyttäjien tunnistukseen ja konsortio-ominaisuuksien hyödyntämiseen pohjautuvat ratkaisut sekä suunnitellaan käyttöliittymän rakenne.

Ketkä pääsevät käyttämään portaalia

Portaali on päätetty toteuttaa ensimmäisessä vaiheessa yliopistoille. Rajauksella halutaan varmistaa, että toimiva palvelu saadaan käyttöön sovitussa aikataulussa. Uusia käyttäjätahoja voidaan liittää palvelun piiriin hankkeen seuraavissa vaiheissa. Laajennukset on mahdollista toteuttaa varsin nopealla aikataululla, koska hyvin monien tietoresurssien kuvailut järjestelmään on tuolloin jo tehty. Alusta lähtien portaalipalvelu on kaikkien kansalaisten käytettävissä, mutta yliopistojen ulkopuoliset käyttäjät voivat alkuvaiheessa käyttää lisensioituja aineistoja ja muita maksullisia palveluja vain yliopistokirjastojen tiloissa .Maksuttomia tietoresursseja voidaan käyttää vapaasti.

Portaalihanke on herättänyt jo varhaisessa vaiheessa kiinnostusta yliopistojen ohella myös ammattikorkeakouluissa, yleisissä kirjastoissa ja useissa erikoiskirjastoissa. Siksi portaalitarjouksissa pyydettiin hinnat myös näitä kirjastoja varten. Maaliskuun 2003 aikana laaditaan esitys periaatteista ja hinnoittelupolitiikasta, joilla uusia jäseniä /organisaatioita ( en halua tässä käyttää konsortio sanaa)voidaan liittää portaalipalvelun piiriin.

Tiedonhakuportaalista kehitetään kansallinen tietopalvelu, jonka avulla hyvin monenlaiset kansainväliset ja kansalliset tietoaineistot ovat tehokkaasti käytettävissä. Ratkaisu on kattavuudessaan ainutlaatuinen kansainvälisessä vertailussa. Toinen ainutlaatuinen piirre on portaalisovelluksen, integroidun kirjastojärjestelmän ja digitaalisten objektien hallintasovelluksen hallittu yhdistäminen laajaksi digitaalisen kirjaston palvelukokonaisuudeksi. Ei siis ihme, että hankettamme seurataan maailmalla kiinnostuneina.