Kirjastotilastot uudistuvat

Marit Olander

Kirjastot käyttävät tilastotietojaan oman toimintansa suunnittelun apuvälineenä. Niitä käytetään tukemaan päätöksentekoa ja ne saattavat olla hyödyllisiä koetettaessa vakuuttaa päättäjiä voimavarojen lisäämisen tarpeista.

Tieteellisten kirjastojen valtakunnallisia tilastoja on kerätty jo 1940-luvulla. Vuosien kuluessa mukaan on tullut erikoiskirjastoja ja viime vuosien aikana yhä suurempi osa ammattikorkeakoulukirjastoja. Tieteellisten kirjastojen yhteisluettelon kokoaminen siirtyi vuonna 1993 opetusministeriöltä Helsingin yliopiston kirjaston tehtäväksi. Yleisten kirjastojen osalta taas lääninhallitukset keräävät kirjastojen alueelliset tilastot ja opetusministeriön kulttuuripolitiikan osasto kokoaa niistä valtakunnalliset yleisten kirjastojen tilastot. Yleisten ja tieteellisten kirjastojen tilastot on jo viiden vuoden aikana julkaistu yhteisessä BTJ-Kirjastopalvelun kustantamassa teoksessa "Kirjastot " (ISSN 1237-3869). Kirjastojen virallisia tilastoja käytetään kaikissa kansallisissa ja kansainvälisissä tilastoissa (esimerkiksi Suomen tilastokeskus, UNESCO, EU).

Yhteistilastot ja elektroninen aineisto

Tieteellisten kirjastojen ja yleisten kirjastojen tilastot uudistettiin vuonna 1993 ja ne perustuvat ISO 2789 -standardiin, joka nykyisessä muodossaan on hyvin suppea. Uudistuksen yhteydessä yksittäisten kerättävien tietojen määrää vähennettiin, niin tieteellisten kirjastojen yhteistilastoissa kuin yleisten kirjastojen puolella. Tieteellisten kirjastojen yhteistilastoihin kerätään lisäksi paljon tietoja, joita ei ole standardissa mainittu, lisäksi monet kirjastot keräävät vielä paljon yksityiskohtaisempaa tietoa omaa toimintaansa varten.

Ongelmaksi on muodostunut se, että elektronisista aineistosta tilastotietoja kerätään ainoastaan levykkeistä ja CD-ROMeista. Elektronisista palveluista tietoja saadaan vain tietokantojen etäkäytöstä ja itsepalvelusta. Ongelmia ovat tuottaneet tilastoinnissa esim. elektronisten kausijulkaisujen kokoelmat ja erityisesti kansallisen elektronisen kirjaston, FinELibin ohjelman myötä hankitut yli 2600 kausijulkaisua ja tietokantaa. Lisäksi eri kirjastot hankkivat monilla eri lisenssisopimuksilla aineistoa. Kokoelmien jako eri materiaalityyppeihin on vaikeutunut, sillä tietokannat sisältävät eri aineistotyyppejä. Usein ostetaan vain käyttöoikeuksia, joskus määräaikaisia, eikä kokoelmiin laskettavissa olevia kappaleita.

Elektronisen aineiston käytön tilastointia vaikeuttaa kustantajien ja välittäjien erilaiset tilastointikäytännöt. Taloustiedoissa on kirjastoilla eroja, yleisten kirjastojen hankintamenoihin sisältyy arvonlisävero, tieteellisillä ei. Tietojen vertailtavuutta sekä saman kirjaston sisällä eri vuosina että kirjastojen välillä vaikeutuu, sillä tietojen keräilyn yhteydessä tulkinnat vaihtelevat. Tulkinnan vaikutusta voi supistaa keruuohjeistusta lisäämällä. Keruuohjelma on yli kuusi vuotta vanha ja sen myötä hieman työläs käyttää: käyttöliittymä ei ole graafinen. Uudistuspaineita on siis kertynyt runsaasti, mutta on jääty odottelemaan kansainvälistä kehitystä, viisivuotispäivitystä ISO 2789 -standardiin.

ISO 2789 -standardin uudistaminen

Suomi on ollut mukana kehittämässä kansainvälisiä kirjastotilastoja vaikuttamalla Unescon ja IFLAn tilastojen kehittämistyöhön. Tieteellisellä puolella pohjoismainen harmonisointiprojekti vuodelta 1988 yhdenmukaisti pohjoismaiden kirjastotilastoja.

Suomen edustajia on osallistunut ISOn Information and documentation -komitean alakomitean SC 8:n "kirjastotilastot" työryhmiin: työryhmä WG4 on työskennellyt standardin ISO 11620:n "performance measurement "-mittareiden parissa . Standardi valmistui keväällä 1998 ja ryhmä jatkaa standardin päivittämistyötä. Suomea ryhmässä edustaa Sirkku Känsälä. Toinen työryhmä WG2 aloitti työskentelynsä syksyllä 1998 tehtävänään ISO 2789 "kirjastotilastot" viisivuotisuudistus. Tässä työryhmässä on Suomesta ollut mukana aluksi Inkeri Salonharju ja myöhemmin Marit Olander.

Tietohuollon standardointityötä Suomessa ohjaa Suomen standardisoimisliitto ry :n eli SFS:n asettama tietohuoltokomitea. Komitea asetti kansallisen tilastoryhmän kommentoimaan kansainvälisen uudistusprosessin aikana syntyneitä luonnoksia ja vaikuttamaan uudistukseen. Pyritään vaikuttamaan niin, että käyttämämme tilastoinnin periaatteet saadaan osaksi standardia, sillä olemme jo vuodesta 1993 keränneet myös monia niistä tilastoista (esimerkiksi taloustietoja), joita uudistettuun ISO 2789 -standardiin on tulossa.

Kansallisen tilastotyöryhmään kuuluu edustajia erityyppisistä kirjastoista:

Työryhmän tarkoituksena on pyrkiä vaikuttamaan standardin uudistukseen ja toisaalta toimia asiantuntijana kansallisella tasolla yhteistilastoinnin kehittämisessä. Kansainvälisen uudistuksessa pyritään mahdollisimman laajasti määrittelemään kerättäviä tilastoja yhteismitallisuuden varmistamiseksi: eli jos ko. tietoja kerätään, niin se tehdään kaikkialla samalla tavalla. Kansallinen työryhmä ottanee kantaa siihen, mitä tietoja pyritään valtakunnallisesti keräämään.

Vuonna 1999 tilastotyöryhmä kommentoi ensimmäisiä kansainvälisiä luonnoksia. Niin kansainvälisessä kuin kansallisessakin työryhmässä on eniten päänvaivaa tuottaneet määritelmät ja erityisesti aineistotyyppijako: otetaanko ensisijaiseksi lähtökohdaksi jako perinteiseen ja elektroniseen tyyppiin vai korostetaanko aineistotyyppiä ja onko perinteinen ja elektroninen muoto toissijainen kriteeri. Tämänhetkinen tulos on yhdistelmä näitä molempia. Se mikä logiikassa hävitään, luultavasti käytännöllisyydessä voitetaan. Perusongelma on, että tekniikan kehitys on nopeaa, mutta kansainvälinen ISO-standardointi on hidas prosessi. Haasteena onkin uudistustyössä, miten kehittää riittävän yleinen elektronisten aineistojen ja palvelujen tilastointi, että ei pitäydytä liikaa teknisen kehityksen tämänhetkiseen välineeseen kuten esimerkiksi CD-ROMiin.

Yhteistyökumppaneita uudistustyössä

Tilastojen keruuta uudistettaessa on yritettävä huolehtia menneisyyden mukaan ottamisesta: aikasarjojen jatkuvuus on tärkeää. Jotta voidaan seurata tapahtunutta kehitystä täytyy yhteismitallisuuden säilyä aikaisempien vuosien tilastoihin.

Elektronisen aineiston kansalliset hankintaohjelmat ja lisenssisopimukset edellyttävät tietojen keruuta elektronisen aineiston käytöstä, sillä sekä kustantajaa tai välittäjää että myös tilaajaa kiinnostaa aineiston käytön jatkuva seuranta. Elektronisen aineiston välittäjät olisi syytä velvoittaa noudattamaan ISO 2789 -standardia, jolloin tiedot olisivat yhteensopivia eri toimittajien kanssa ja käytettävissä myös kirjastojen tilastoissa.

Tilastojen monipuolinen saatavuus edellyttää myös yhteistyötä kirjastojärjestelmien kehittäjien kanssa; perinteisesti tilastointi on ollut järjestelmissä melko heikosti kehitetty ominaisuus; kuitenkin järjestelmästä pitäisi saada tietoa automaattisesti, sillä manuaalinen tiedonkeruu on hyvin työlästä. Erityisesti yliopistokirjastojen suhteen on keskeistä yhteistyö LINNEA2 -hankkeen kanssa:. Niinpä jo LINNEA2- valintaprosessiin kuuluneen testauksen aikana käytiin tilastoryhmässä keskustelua ISO 2789:n luonnoksesta.

Yliopistokirjastojen valitseman järjestelmän Voyagerin toimittaja Endeavor on ilmoittanut tukevansa nykyistä ISO 2789 -standardia ja seuraavansa standardin kehitystä sekä vakuuttanut, että kirjastojärjestelmä on suunniteltu tukemaan myös uutta versiota.

Laadullisia mittareita pyritään kirjastoissa ottamaan arvioinnin apuvälineiksi ja niinpä uudistuksen yhteydessä on huolehdittava, että ISO 11620:n mittareiden tarvitsemat tilastotiedot ovat saatavissa. Yhteistyö jatkuu muutenkin, sillä molempien työryhmien puheenjohtajina on sama henkilö Roswitha Poll Münsterin yliopiston kirjastosta. WG4 työryhmä ei standardissa ole ottanut kantaa elektroniseen aineistoon tai palveluihin, vaan on jäänyt odottamaan ISO 2789 standardin uudistamista.

Uudistustyössä pyritään yhteistyöhön myös UNESCOn ja eurooppalaisen kirjastotilastotietokannan LIBECON 2000 kanssa. LIBECON 2000 -tilastotietokannassa on mukana tiedot 27 Euroopan maasta vuosilta 1991-1997.

Museot ja arkistot tilastoivat osittain samoja asioita kuin kirjastot, yhteisiä indikaattoreita olisi mahdollista käyttää. Niinpä kansallisessa työryhmässä on kansallisarkiston edustaja. Yhteensopivuuden lisäksi on kullekin kirjastolle tarjottava mahdollisuus myös omien tietojen keräämiseen samalla kertaa: ehkä omat erilliset lomakkeet eri kirjastotyypeille ovat tarpeellisia.

Uudistuksen ajoitus vuoden 2002 tilastoihin

Milloin sitten päästään aloittamaan kansallisten tilastojen uudistus? Ajankohta on valittava niin, että kansainväliseen standardiin ei ole enää odotettavissa suuria muutoksia. Virallisia lausuntoja odotellaan maaliskuun puoleen väliin mennessä ja sen jälkeen nähdään, miten eri maissa uudistusehdotukseen suhtaudutaan. Vaikka ehdotuksen vastaanotto olisi hyvin myönteinen, ei standardi valmistu ennen vuotta 2001. Mutta jos reaktiot ovat pääasiassa positiivisia ja tehtävät muutokset pieniä, kannattaa kansallisten tilastojen uudistaminen aloittaa tänä vuonna, alkusyksy voisi olla sopiva. Vuoden 2002 tilastot olisivat ensimmäiset uutta standardia noudattaen kerättävät, jos uudistus on valmis vuoden 2001 loppuun mennessä.

Kaikki kiinnostuneet ovat tervetulleita mukaan keskustelemaan uudistuksesta sähköpostilistalle.
Ilmoittautuminen listalle, email: Ilpo.Soini@helsinki.fi.

Marit Olandet
ATK-erikoissuunnittelija
Helsingin yilopiston kirjasto
email: Marit.Olander@helsinki.fi

• LIBECON 2000: http://www.libecon2000.org/register.htm (Rekisteröidyttävä ensimmäisellä käyntikerralla)