Tilastoinnin tarkoituksena on saada aikaan luotettavaa seuranta- ja vertailutietoa tilastoitavasta toiminnasta.
Tilastojen tulisi antaa mahdollisimman oikea kuva kehityksestä ja niitä tulisi voida käyttää toiminnan arvioinnissa
ja kehittämisessä. Tilastojen tulisi mm. helposti osoittaa, mitkä alueet toiminnassa ovat kasvavia ja mitkä
supistuvia ja onko kehityssuunta toivottu. Tilastojen antamiin viesteihin tulisi pystyä reagoimaan riittävän
nopeasti, mm. onko resurssointi oikeassa suhteessa toimintaan ja miltä osin sitä tulisi muuttaa. Tilastoja
tulisi voida käyttää myös eri yksiköiden välisessä kansallisessa vertailussa samoin kuin oman maan
kirjastotilanteen vertailussa muiden maiden tilanteeseen.
Kirjastojen toiminnan tilastointi on epätavallisen laajaa ja tarkkaa kun sitä verrataan esim. yliopiston
muun toiminnan tilastointiin. Yleensä toiminnan arvioinnissa käytetään vain muutamia keskeisiä tunnuslukuja,
joiden avulla toimintaa arvioidaan ja vertaillaan. Perustilastojen tuottamisen ohella olisikin tärkeää jalostaa
tilastoja kokonaistilannetta selkeämmin kuvaaviksi mittareiksi ja tuotos/panossuhdeluvuiksi, joiden avulla
tapahtunutta kehitystä voitaisiin entistä paremmin kuvata ja joiden hahmottaminen olisi yksityiskohtaisia
tilastoja helpompaa. Vaikka kirjastotyön moninaisuudesta ja eri kirjastojen jossain määrin erilaisista
painotuksista johtuen vain muutaman keskeisen mittarin löytäminen kirjastotyön osalta ei ole helppoa,
niin asiaa olisi syytä selvittää. Tätähän on 90-luvulla jo tehty jonkin verran, mutta kehitys on tuonut
tilanteeseen uusia näkökulmia.
Tilastojen tuottaminen ei saisi olla liian työlästä, niiden tulisi syntyä pääosin automaattisesti
atk-järjestelmistä tai muuten helposti työn oheistuotteena. Atk-järjestelmiä tulisi kehittää niin,
että niistä saadaan ulos vaadittavat perustilastot. Niihin tulisi kehittää myös laskentajärjestelmiä,
jotka yhdistelevät tilastoja tai laskevat niistä suhdelukuja toivotulla tavalla. Atk-järjestelmiä ja
niiden laskentaa kehittämällä kirjastojen toiminnasta voidaan saada ulos nykyistä paremmin toiminnan
arviointia palvelevaa hyvinkin yksityiskohtaista tietoa ja tällöin tarkka tilastointi ei ole ongelma.
Siltä osin kun automaattista tai muuten helppoa tilastotuotantoa ei saada aikaa, tulisi harkita, olisiko
luotettavuuden ja tehtävän työn kannalta järkevää jättää tilastoinnista pois liian työläästi tai
epäluotettavasti kerätyt tilastot.
Pari vuotta vireillä olleen kansainvälisen kirjastotilastojen uudistuksen (ISOn tekninen komitea, TC 46
Information and Documentationin käynnistämä kansainvälisen kirjastotilaston ISO/2789 International Library
statistics -standardin uudistustyö) osalta olisi toivottavaa, että tilastoinnin uudistamisessa huomioitaan
uuden kehityksen tarpeet, mutta ei laajennettaisi tilastointia liian yksityiskohtaiseksi tai että siinä
ainakin olisi eri tilastoinnin tasoja, joista eri maat voisivat valita oman käytäntönsä.
Erilaiset tulkinnat tilastoinnin ongelma
Tieteellisten kirjastojen toiminnan tilastointi on varsin yksityiskohtaista ja se on melko hyvin
ohjeistettua. Kaikilta osin ohjeet eivät kuitenkaan
ole riittävän selkeitä ja yksiselitteisiä. Tosiasiallinen tilanne miten kirjastot tilastoivat toimintaansa
ja miten noudattavat ohjeita on varsin kirjavaa.
Ohjeistuksen parantaminen sekä mahdollisuus pyytää tulkinta-apua ohjeisiin olisi yksi keino parantaa
kirjastotilastojen luotettavuutta. Hyväkään ohjeistus ei kuitenkaan auta, jos kirjastoissa ei ole sisäistetty
ohjeita sekä tietojen rekisteröintivaiheessa että tilastojen koontivaiheessa.
Tilastointiohjeiden erilainen tulkinta, virheelliset tiedot sekä ilmoittamattomat tiedot lisäävät
tilaston epäluotettavuutta ja aiheuttavat mm. seuraavia ongelmia
- tilasto antaa joidenkin kirjastojen tilanteesta todellisuutta heikomman kuvan ja niiden kirjastojen osalta,
jotka ilmoittavat kaikki tiedot suhteellisesti muita paremman kuvan; tällaisia ongelmia on erityisesti resurssi-
ja määrärahatietojen kohdalla
- aikasarjavertailu on vaikeaa, varsinkin jos puuttuvat tiedot vaihtelevat eri vuosina
- erilaisten suhdelukujen laskeminen ei onnistu, vaikeuksia erityisesti panos/tuotos suhteiden osalta
- kirjastojen välisen vertailu on epäluotettavaa
- koko maan kokonaistilanteen laskeminen on epäluotettavaa
Mikä on kirjasto?
Niinkin keskeinen perusasia kuin mikä on kirjasto ei tilastoinnin kannalta ole yksiselitteinen asia tai
ainakin sitä tulkitaan monella tavoin. Vaikka asiasta on olemassa määritelmä (ISO 2789 -standardin määritelmä)
että kirjasto on organisaatio tai organisaation osa, jonka tarkoituksena on ylläpitää kokoelmaa ja tuottaa
henkilökuntansa avulla palveluita käyttäjilleen niin voi kysyä mikä on henkilökunta ja palvelut. Täyttääkö
laitoskirjasto tai -kokoelma, johon pääkirjasto hankkii ja luetteloi aineiston ja joka toimii ilman pysyvää
henkilökuntaa itsepalveluperiaatteella tämän määritelmän? Todellisuudessa eri yliopistot ottavat varsin eri
tavoin kirjastojaan ja kokoelmiaan mukaan tilastoihinsa. Tämä aikaansaa hyvinkin erilaisen kuvan yliopiston
kirjastolaitoksesta riippuen siitä kuinka laajasti tai suppeasti kirjastokäsitettä on tulkittu.
Pitäisi sopia yhdenmukaisesta käytännöstä mitä käsitteellä kirjasto tarkoitetaan ja mitä sen perusteella
otetaan mukaan kirjastotilastoihin. Keskeinen rajaava tekijä voisi olla ovatko kokoelmat julkisessa käytössä.
Ei-julkiset kokoelmat tulisi jättää kirjastokäsitteen ulkopuolelle. Julkisen kirjastokäsitteen osaltakin
sopimista vaatisi se, riittääkö julkisen käytön määritelmäksi, että aineisto on yliopiston tietyn laitoksen
henkilökunnan yhteiskäytössä vai pitääkö julkisen käytön koskea vähintään myös opiskelijoita.
Nykyistä paremmin tulisi myös sopia tietojen ryhmittelystä pääkirjastoa ja muita kirjastoja koskeviin tietoihin.
Nyt osa kirjastoja ryhmittelee tietonsa tämän mukaan, osa taas ilmoittaa kaikki yhtenä kokonaisuutena.
Jos tilastojen tarkoitus on myös kirjastolaitoksen rakenteen seuranta, niin ryhmittelyn noudattaminen olisi
tarpeellista. Ja jos eri kirjastojen resurssikehitystä on tarkoitus seurata, henkilökunta- ja määrärahat
tulisi laittaa sen kirjaston kohdalle, jossa henkilökunta työskentelee ja jonka hyväksi rahat käytetään,
ei sen joka hallinnoi. Tällä hetkellä tältäkin osin on epäloogisuutta.
Tilastojen yhteismitallisuus
Tilastoinnin keskeinen periaate on kerättävien tietojen yhteismitallisuus. Kirjastotilastojen
yhteismitallisuutta heikentää paitsi tietojen puuttuminen ja virheet yleensäkin, niin se, että
tiedot saattavat puuttua varsin epäloogisesti. Aukkoja tilastoissa on yleisimmin resurssipuolella,
sen sijaan tuotokset ovat tilastoissa paremmin mukana. Varsinkin taloustietojen ilmoittamisen osalta
on puutteita. Erityisesti laitoskirjastojen osalta puuttuu paljon tietoja, mikä johtunee toisaalta siitä,
että laitoskirjastojen henkilökuntatilanne on heikko tai olematon sekä siitä, että laitoskirjastojen
taloutta ole kirjanpidossa aina erotettu laitoksen menoista.
Taloustietojen keräämistä on vaikeuttanut myös rahoituslähteiden lisääntyminen, minkä vuoksi määrärahatiedot
esim. kirjallisuudenhankinnan osalta on kerättävä paitsi satojen vastuualueiden tileiltä niin monilta
toimintamenotileiltä (perus-, erityis-, hanke-, EU-, maksupalvelu yms. rahoitus). Erityisesti niiden
määrärahojen selvittäminen, joita kirjasto ei hallinnoi vaan laitos, mutta joilla ostetaan kirjastoihin
kirjallisuutta, on työlästä ja epävarmaa. Laitosten käyttämien kirjallisuushankintarahojen osalta on myös
yhä vaikeampaa tietää, mikä rahan käytöstä on kirjastokokoelmien rahoitusta, mikä muuta henkilökunnan käyttöön
ostetun kirjallisuuden rahoitusta, koska kumpaakin voi olla samoilla tileillä. Tällaisten tietojen kerääminen
hajautetussa kirjastolaitoksessa jossa määrärahojen hallinnoijia on satoja on pelkästään jo laskennallisesti
erittäin työlästä.
Uudet rahoitusmuodot ja lyhytaikaisella projektirahoituksella hoidetut hankkeet tuovat uusia kysymyksiä
tilastointiin. Miten esim. EU- ja muu projektirahoitus huomioidaan kirjastojen määrärahatilastotiedossa,
otetaanko se mukaan vai jätetäänkö pois? Erityinen ongelma on isot usean kirjaston yhteiset hankkeet, joita
yksi hallinnoi ja jonka tilien kautta koko budjetti kulkee. Tulisiko tällaisia tapauksia varten luoda oma
tilastoryhmä kirjastojen yhteistyöprojektit vai jättää tiedot ilmoittamatta?
Ilmoittamattomat tiedot tilastoissa tekee paitsi kaikkia kirjastoja koskevien yhteistilastojen laskeminen
epäluotettavaksi, niin erityisesti panos/tuotos -suhdelukujen laskemisen ongelmalliseksi. Parempi kuin
jättää tieto pois, on arvioida se.
Myös aikasarjalaskelmien - jotka ovat kehityksen arvioinnissa oleellisia - luotettavuus on kyseenalainen, jos
tilastotiedoissa on aukkoja, varsinkin jos ne ovat epäsystemaattisesti: jonain vuotena joku tieto on mukana,
toisena ei. Aikasarjavertailujen tekemistä vaikeuttaa myös sinänsä tarpeellinen ajoittainen tilastointiperusteiden
uudistaminen tai uusien kirjastojen mukaan ottaminen. Siksi vertailuja tehtäessä tulisi tuoda esille tapahtuneet
keskeiset tilastointiperiaatteiden muutokset.
Uusien asioiden huomiointi
Atk:n käyttöönotto ja elektroniset aineistot ovat muuttaneet kirjaston suoritteita. Uusien tilastoitavien
asioiden - kuten elektroniset aineistot ja niiden käyttö - osalta kirjaston käyttämillä järjestelmillä ei
kaikilta osin ole mahdollista saada niistä tilastotietoja. Asiakkaiden itsenäiskäyttö on ainakin toistaiseksi
puutteellisesti mitattavissa. Myös elektronisia aineistoja koskevien tietojen keruu aiheuttaa lisäselvitystarpeita,
koska tietoja ei ainakaan kaikkialla saada atk-järjestelmästä.
Tilastojen tuottaman tiedon käytön tarkoituksenmukaisuuden asettaa eräissä tapauksissa kyseenalaiseksi myös se, että
vaikka kirjastot tekevät entistä enemmän - ja ainakin käytettävissä olevat palvelut ovat entistä parempia - niin
tilastot osoittavat kirjastojen saavan aikaan suoritteita ainakin joiltain alueilta entistä vähemmän. Esim. kartunnan
osalta suurtenkin tietokantojen hankinta tuottaa tilastoihin vain muutaman luvun, vaikka merkitys on huomattava.
Ja palvelutuotannossa painopiste on ainakin osan palveluita osalta siirtymässä virkailijoiden asiakkaille suoraan
tuottamista palveluista verkkopalveluiden tuottamiseen ja asiakkaiden entistä suurempaan palveluiden itsenäiskäyttöön,
mikä tuottaa nykyisellä tilastointitavalla laskevat kehityslinjat osaan perinteisiä palveluita.
Vaikka kirjastotilastointi on varsin tarkkaa niin kaikkia uusia osa-alueita kirjastojen työstä ei tilastoida.
Tällaisia varsin tärkeitäkin alueita ovat mm. julkaisutoiminta, verkkopalveluiden tuottaminen, mikrotukineuvonta,
elektroninen julkaisutoiminta sekä kehysorganisaation julkaisujen vaihto ja myynti. Näidenkin asioiden merkitys tulisi
saada esille.
Voitaisiinko tilastoja tuottaa keskitetysti?
Tilastojen yksi tärkeä tarkoitus on saada kokonaiskuva koko maan tilanteesta ja vertailla sitä kansainvälisesti.
Tämän vuoksi osin olisi syytä selvittää, onko käyttävissä muita - ja luotettavampia - keinoja maan tieteellisten
kirjastojen tietovarantojen ja toiminnan yhteistilastointiin kuin eri kirjastojen ilmoittamien tietojen laskeminen
yhteen.
Tieteellisten kirjastojen atk-järjestelmän antamia mahdollisuuksia tulisi hyödyntää ottamalla siitä kokoelmia ja
mahdollisuuksien mukaan muutakin toimintaa kuvaavia tietoja valtakunnallisella tasolla. Vaikka kirjastojen kaikki
kokoelmat eivät vielä ole mukana atk-järjestelmässä, niin ne ovat kuitenkin jo siinä laajuudessa, että
LINDA-tietokannan yhteistietoja voitaisiin käyttää rinnalla vertailuaineistona. Mm. valtakunnallisen
nimekemäärän laskeminen on mahdollista vain yhteistietokannan kautta. Eri kirjastojen nimekemääriä yhteen
laskemallahan ei synny tietoa valtakunnallista yhteisnimekemäärää, vaan paremminkin niteiden määrää lähellä
oleva tieto.
Samoin FinELib -aineistojen osalta eri kirjastojen samojen FinELib-aineistojen yhteenlaskua kuvaavamman kuvan
ko. resursseista antaa FinELibin kautta käytettävissä oleva aineistomäärä yhteen kertaan ilmoitettuna.
Kun tieteellisten kirjastojen uusi kirjastojärjestelmä Voyager on käyttöönotettu olisi syytä selvittää, miten
paljon tilastoista voidaan keskitetyksi kerätä ja olisiko mahdollista tuottaa myös kirjastokohtaisista tilastoista
osa keskitetysti.
Yliopistojen KOTA-tietokanta on keskeinen yliopistojen toiminnan arvioinnin
väline. Yliopistokirjastoja kuvaavia tilastoja siitä saa esiin kuitenkin erittäin vähän, lähinnä
henkilökuntatietoja eikä sitäkään kaiken kirjastotoiminnan osalta. Eikö KOTA -tietokantaa olisi syytä kehittää
kirjastotoiminnan tilastoinnin osalta, jolloin ehkä myös kirjastot huomioitaisiin nykyistä paremmin yliopistojen
arvioinneissa?
Nykyinen tapa julkaista kirjastotilastot vuosittain kirjamuodossa on ongelmallinen, sillä painettuun kirjaan
tulleita virheitä ei voi jälkikäteen korjata. Sekä virheiden korjausmahdollisuuden että tilastoaineiston nykyistä
nopeamman käyttöön saannin kannalta olisi parempi siirtyä kokonaan virtuaaliseen kirjastotilastoon. Tähän
virtuaaliversioon toivoisi tallennettavan tietoja myös takautuvasti nykyistä 90-luvun jälkipuoliskoa aikaisemmalta
ajalta vähintään 90-luuvn alusta lähtien sekä luoda erilaisia aikasarjoja kehitysvertailua varten.
Tuulikki Nurminen
Kirjastonjohtaja
Joensuu yliopiston kirjasto
email: tuulikki.nurminen@joensuu.fi
Tietolinja 4/1999
