Uuden (16.8.1999 päivätyn) standardiehdotuksen mukaan erikoiskirjasto on itsenäinen kirjasto, joka kattaa yhden tieteenalan tai
jonkin erikoisalan. Uuden ehdotuksen mukaan erikoiskirjastojen tilastot tulisi kerätä ja esittää erikseen kunkin seuraavan erikoisalan
mukaan (jaoteltu rahoittavien laitosten mukaisesti):
- valtionhallinto (mukaan lukien edustustot ja kansainväliset organisaatiot)
- terveydenhuolto / lääketiede
- professionaaliset instituutiot ja yhdistykset
- teollisuuden ja kaupan alat
- media
- muut (mukaan lukien vapaaehtoisjärjestöt)
Mukana tässä versiossa on edelleen myös huomautus siitä, että erikoiskirjasto voi olla myös: erikoisryhmää palveleva kirjasto tai
kirjasto, joka on erikoistunut tietynmuotoisiin dokumentteihin tai sellainen organisaation kirjasto, jonka tarkoitus on palvella
kehysorganisaationsa tarpeita.
Meillä Suomessa tieteellisen kirjastoseuran Erikoiskirjastojen työryhmään kuuluvat kirjastot ovat pääosin kuuluneet kategoriaan
valtionhallinnon kirjastot. Tilastoimisen ongelmia olemme pohtineet
pienessä pääosin tutkimuslaitosten kirjastojen muodostamassa ryhmässä. Niinpä näkemykset, joita esitän, heijastelevat paitsi
omia mielipiteitäni, myös osin tämän ryhmän näkemyksiä.
Historiaa
Ilmatieteen laitoksen kirjasto on osallistunut tieteellisten kirjastojen yhteiseen tilastointiin jo vuodesta 1970 alkaen. Minulla on
vieläkin kirjastossani tallessa ohje, jonka nimi on "Tieteellisten kirjastojen vuositilasto": lautakunnan 27.1.1970 vahvistamat ohjeet.
Itse en vielä aivan tuolloin ole ollut tilastoja täyttämässä, mutta vuodesta 1974 kylläkin.
Voinee kai sanoa, että minulla on lähes neljännesvuosisadan kokemus erikoiskirjaston tilastoinnista, sillä vain pari vuotta on
tainnut äitiysloman takia jäädä väliin.
Tieteellisten kirjastojen yhteistilastoon osallistumisella on siis meidänkin osaltamme pitkät perinteet. Olemme osallistuneet siihen
sitkeästi, vaikka tilaston täyttäminen on sattunut muutoinkin kiireiseen vuoden vaihteen aikaan. Maaliskuun alku on sikäli erittäin
huono aika, että koko laitoksen lopulliset tilinpäätöstiedot eivät oikein ehdi siihen mennessä. Olen kuitenkin ajatellut, että
yhteistilasto on sittenkin mittari, jonka avulla - paremman puutteessa - voimme mitata eräiden asioiden kehittymistä vuosien saatossa.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että olisimme kokeneet sen omalta kannaltamme kaikin puolin tyydyttäväksi. Päinvastoin, olen varmaan
tilaston kerääjien harmiksi kirjoitellut sinne kaikenlaisia kommentteja., joissa olen purnannut milloin mistäkin.
Kirjastojen eroista
Kun nyt olen osallistunut ISO 2789 tilastostandardin uudistamis-ehdotuksen laatimiseen suomalaisen työryhmän jäsenenä, olen vähitellen
alkanut oivaltaa, miten hankalaa yhteismitallisten tilastojen aikaan saaminen voi ollakaan. Tilastoinnin hankaluus ja relevanssiongelmat
korostuvat erityisesti kansainvälisellä tasolla. Toki meillä suomalaisten tieteellisten kirjastojenkin välillä on merkittäviä eroja. esim.
yliopistokirjastojen ja erikoiskirjastojen välillä. Mutta erot ovat kuitenkin aivan eri luokkaa, kun mennään mittaamaan esim.
kehitysmaiden tai kulttuurisesti keskenään erilaisten maiden kirjastojen toimintaa.
Erikoiskirjastojen ominaispiirteitä
Varmaan on totta, että ei ole olemassa mitään tyypillistä erikoiskirjastoa. Silti yritän seuraavassa hahmotella joitain aika moneen
erikoiskirjastoon sopivia piirteitä.
1. Organisatorinen asema ja koko
Erikoiskirjastot ovat usein kooltaan pieniä muutaman henkilön yksiköitä, jotka kuuluvat yliopistokirjastoja kiinteämmin
kehysorganisaatioonsa. Talous ei ole useinkaan selvästi erillään
muun organisaation taloudesta. Kirjasto on aika usein osa hallintoa tai ns. yleisiä tehtäviä tai muita tukitehtäviä.
2. Tehtävät
Erikoiskirjastojen tehtäviin omissa organisaatioissaan saattaa kuulua paljon laajempi kirjo tehtäviä kuin mitä perinteisesti on
mielletty kirjastotehtäviksi ja mitä nykyinen suomalainen yhteistilasto mainitsee. Tällaisia ovat mm. arkistotoimeen ja asiakirjahallintoon
kuuluvat tehtävät, julkaisutoimen tehtävät, kuten painatusasiat ja julkaisujen myynti, tutkimusrekisterin ylläpitoon liittyvät tehtävät.
Julkaisujen jakelu ja vaihtosuhteiden hoitaminen myös kuuluvat tyypillisesti monen erikoiskirjaston tehtäviin. Onpa oma kirjastoni kahtena
kesänä myynyt laitoksen t-paitoja ja Sääkirjaa viime syksynä henkilöstölle erikoishintaan.
Monilla erikoiskirjastoilla on jokin muu kirjastojärjestelmä kuin VTLS. Näistä tilastojen saaminen ei aina onnistu tai luvut eivät ole
yhteismitallisia.
Meille erikoiskirjastoille ominainen piirre on myös, että meillä ei ole eri kirjastotehtävien spesialisteja, vaan olemme kaikki
pakostakin monialaosaajia. Me hyppelehdimme usein päivän aikana tehtävästä toiseen, joten yksittäiseen tehtävään kuluvaa työaikaa
on hyvin hankala arvioida. Samoin muistaa, mitä kaikkea tulikaan päivän aikana tehtyä. Työaikakirjauksissa, joita toki omassa
organisaatiossanikin tehdään, on tarkkuutena vain "kirjastopalvelut".
3. Tietoaineiston valinta, hankinta ja lainaus
Tutkimuslaitosten ja muiden organisaatioiden kirjastoilla ei ole kurssikirjojen hankintaa eikä myöskään niiden massalainausta.
Erikoiskirjastojen tietomateriaalin valinta tapahtuu joko itsenäisesti tai sitten yksiköiden, tutkimusryhmien tai yksittäisten
tutkijoiden pyynnöstä. Jonkin verran varmaan kaikkiin erikoiskirjastoihin hankitaan myös yleistä laitoksen tutkimusalaan tai
tutkimusaloihin kohdistuvaa tiedontarvetta palvelevaa kirjallisuutta. Meillä tällainen kirjallisuus on enimmäkseen populaaria
sääkirjallisuutta tai ilmansuojelun yleistajuista kirjallisuutta.
Usein myöskin hankintatoiveen esittänyt yksikkö maksaa pyytämänsä julkaisut. Omassa laitoksessani kukin tulosalue myös
maksaa tarvitsemansa lehdet, joten kirjastolle jää vain yleisluontoiset lehdet , kuten kotimaiset aikakauslehdet ja Nature,
Scientific American jne. , joiden ei voi katsoa kuuluvan minkään tulosalueen erityislehtiin.
Näin ollen meidän hankintamäärärahat eivät kuvaa koko Ilmatieteen laitokseen hankittavan kirjallisuuden määrää. Niinpä kirjastomme
ilmoittamat kirjallisuuden hankintamenot olivat vuodelta 1998 65,7 000 mk, mutta koska kilpailutin syksyllä 1998 laitokseen
tilatut aikakauslehdet, tiedän että jo niiden hinta noin 300 000 mk. Tämän lisäksi on laskettava kaikki muu kirjallisuus,
jonka maksoi joku muu kuin kirjasto.
Luonnontieteellisessä kirjastossa aikakauslehdet ovat keskeisintä aineistoa, joissa on uusimmat alan tutkimukset. Niitä eivät
ainakaan laitoksen omat tutkijat välttämättä lainaa, vaan ottavat kopioita joko tuoreeltaan, lehtikierron yhteydessä tai sitten
myöhemmin tarpeen mukaan. Niinpä meidän lainatilastomme näyttivät paikallislainojen osalta laskevia lukuja 1990-luvun puolestavälistä
alkaen:
- vuonna 1995 kotilainoja oli 1286
- vuonna 1996 kotilainoja oli 983
- vuonna 1997 kotilainoja oli 901
- vuonna 1998 kotilainoja oli 1136
Vuonna 1998 kotilainoja oli siis selvästi enemmän kuin edellisenä vuonna eli laskeva trendi taittui. Uskoisin, että selitys
on ainakin osin pantava sen tiliin, että Helkassa näkyminen toi meille uusia opiskelija-asiakkaita. He lainaavat meiltä nimenomaan
kirjoja, jotka näkyvät kotilainatilastoissa.
Yksittäisiä ongelmakohtia tilastolomakkeessa
Seuraavista kohdista monet eivät toki ole ylipääsemättömiä ongelmia, mutta harmittavat kiireistä lomakkeen täyttäjää suotta.
Hieman paremmalla työstämisellä niistäkin selviäisi juohevammin.
05 Kirjaston aukiolo
tähän kohtaan toivottaisiin valmiita kategorioita, joihin voisi vain rastia sopivan vaihtoehdon.
Eikö esim. tuntimäärä /viikko kertoisi kirjaston palvelutasosta enemmän?
06 Kehysorganisaation henkilökunta
Kehysorganisaatiota kuvaisi mielestämme henkilökunnan määrän lisäksi koulutustaso. Voisi olla esim. korkeakoulututkinnon
suorittaneet prosentteina.
1.1 Kirjaston henkilöstö
Kirjastohenkilöstön tekemää "muuta työtä" ei ole mainittu. Laskiessamme ensi vuoden toimintasuunnittelua varten todennäköisiä
työsuoritteitamme, saimme kolmen kirjastohenkilön arvioiduiksi työvuosiksi noin 1, 5 htv. Siis noin puolet ajasta arvioimme
olevan muuta kuin kirjastotyötä.
Erikoiskirjastoissa ei ole siivoojia ei edes koko laitoksessa, vaan he ovat ulkopuolisen yrityksen henkilöstöä. Mitä tekemistä
heillä on kirjastotilastoissa nykyisin? Tottakai siivous on hoidettava, mutta siivoojien määrä ei nykyisin kuvaa enää mitään
osa-aluetta edes kirjaston toiminnasta.
1.2 Kirjaston talous
Niin henkilöstö- kuin kulutusmenot ovat koko kehysorganisaation toimintaa. Tilinpäätös, joka valmistuu vasta maaliskuun
alkupuolella kertoo nämä luvut. Kirjastolla ei ole mitään keinoja pienenä yksikkönä ( ts. on pääsy vain rajoitettuun
osaan kirjanpitojärjestelmää) seurata näitä suureita.
1.2.A Hankintamäärärahoista olikin puhe jo edellä. Voisi olla myös kohta kirjaston kautta hankitut, mutta muiden
yksiköiden maksamat julkaisut. Usein ne sitten jossain vaiheessa jopa päätyvät kirjastoon.
1.2.B Laskennallisia kustannuksia ei voida laskea ilman suurta vaivaa. Tiedot ovat yleensä tulosaluekohtaisia
ja edellyttäisivät erityistoimenpiteitä kirjaston osalta. Niinpä en itse ole niihin koskaan juuri mitään merkinnyt -
ei varmaan moni muukaan erikoiskirjasto.
1.2.C Investoinnit on hiukan harhaanjohtava, sillä valtiokonsernin kirjanpidossa nykyisin investointien raja on 5 000 mk.
1.3 Kirjaston tilat
Riittäisikö, että tähän vastaisi vain kun on todella tapahtunut muutoksia?
2.1 Kokoelmat, kartunta ja poistot
Säilytysyksikkö (sy) on hankala ja työläs laskea kausijulkaisujen osalta. On se tarpeen ollenkaan? Eivätkö hyllymetrit riittäisi?
Karttojen ja muun erikoisaineiston hyllymetritkin ovat jo hankalia.
Tässä tulee varmaan jatkossa olemaan rajankäyntiä, tilastoidaanko dokumentti fyysisen muodon vai sisällön mukaan.
3.1 Lehtikierto ja sisällysluettelokopiot
Lehtikierron ja sisällysluettelokopioiden asiakkaiden laskeminen usein sattumanvaraista. Ehkä olisi parempi tyytyä vain kiertävien
lehtien lukumäärään ja lehtikiertopisteiden määrään.
Tämä suorite on vähitellen myös poistumassa, kun tulee yhä useammista lehdistä elektronisia versioita, jotka tutkijat saavat omalle PC:lleen.
3.2.A Rekisteröity paikallislainaus
Lukusalilainoja ei voi tilastoida, koska niissä ei ole valvontaa. Ei nimi vihkoon enää nykyaikana onnistu.
3.3.A Käyttäjäkoulutus
Erikoiskirjastojen erityispiirteisiin kuuluu, ettei käyttäjäkoulutusta useinkaan järjestetä massatilaisuuksina ja ennalta tilattuna.
Sitä tehdään jokseenkin päivittäin normaalina asiakaspalveluna, joskus laajempimuotoisesti joskus suppeammin. Ehkä järjestetty
käyttäjäkoulutus olisi kuvaavampi otsikko.
3.3.B Tiedonhaku
Lyhyitä tiedonhakuja on hankala tilastoida, sillä se sisältyy niin tiiviisti jokapäiväiseen työhön. Tiedonhaku vaatimattomimmillaan
on sellaista, että vastataan asiakkaan kysymykseen löytyykö teiltä tietoa jostain asiasta. Tällöin varmistetaan, että jossain julkaisussa
on asiakkaan kysymää esim. tilastotietoa. Jolloin asiakas saatuaan selville, että tietoa löytyy, lupaa tulla käymään.
Omassa kirjastossani tiedonhaun erityisongelmana on se, että vain pieni murto-osa laitoksen keräämästä säähavaintoaineistosta julkaistaan.
Suuri enemmistö on vain ilmastotietokannassa. Siihen taas kirjastolla ei ole pääsyä. Emme saa emmekä voi antaa tietoja julkaisemattomasta
aineistosta tai sellaisesta aineistosta, joka ei vielä ole keskusarkistossa. Tietoja ilmastotietokannasta myy ilmastopalvelu. Se myös
suorittaa meteorologin asiantuntemusta vaativat muut tietopalvelutehtävät. Lisäksi on useita maksullisia säästä koskeviin tiedusteluihin
vastaavia puhelinnumeroita. Näin ollen kirjaston suorittamat tiedonhaut ovat taaskin vain osatotuus.
5. Kirjaston itsepalvelukäyttö
CD-ROM -tietokantojen yhteydenottokertoja on mahdoton laskea varsinkin, jos kyseessä on verkkoversio.
Samoin myös (maksullistenkin) tietokantojen käyttöä www-sivujen/intranetin kautta. Samoin mitenkään ei
voi arvioida oman organisaation henkilöiden itsepalvelujäljenteiden määrää, sillä kopiokoneita on niin useita.
6. Asiakaskäynnit
Tätä on hyvin vaikea arvioida. Otannat ovat ainoa keino. Erikoiskirjastoissa ei ole kävijälaskureita.
Toisaalta meidän oman laitoksen asiakkaat osin pääsevät kirjastoon aukioloajoista riippumatta tai sitten eivät käy
juuri henkilökohtaisesti ollenkaan., vaan lähettävät sähköpostia, fakseja tai soittavat.
Muutamia muutosehdotuksia lomakkeeseen:
- julkaisujen vaihtosuhteiden määrän voisi tilastoida (koti- ja ulkomaiset osoitteet)
- huomautuksille voisi olla enemmän tilaa
- toiminnan kehitystä kuvaavia lukuja kaivattaisiin
- eri kirjastotyypeille ainakin osin eriytetty lomake
Ritva Hänninen
Kirjastonhoitaja
Ilmatieteen laitos
email: Ritva.Hanninen@fmi.fi
Tietolinja 4/1999
