Tietolinja

Tietolinja
3/1999


PÄÄKIRJOITUS

ARTIKKELIT


Bevaring för dagens och morgondagens behov: Mikrofilmning vid Helsingfors universitetsbibliotek

Majken Bremer-Laamanen


De konserveringsbeslut som vi gör i dag är av stor betydelse för nästa millenniums människor. ad finns kvar av det skrivna kulturarvet från gångna sekler när det tredje millenniet står för dörren? Har vi lyckats välja de bästa informationsbärarna? Helsingfors universitetsbibliotek har en bevaringsplan som besvarar dessa frågor.

Strategier och taktik

Många bibliotek har varit utsatta för stora budgetnedskärningar under 90-talet. Detta har direkt påverkat alla sektorer i biblioteket, bland dem även konserveringsbudgeten. Om ingenting har gjorts tidigare är det nu hög tid att besluta om en bevaringsstrategi, att dra upp riktlinjer för en bevaringsplan och vidta nödvändiga åtgärder.

Vi måste välja mellan de många valmöjligheter som i dag står till buds inom bevaringssektorn. Mera forskning och samarbete behövs för att kunna basera våra beslut på fakta, att göra de bästa valen med tanke på våra samlingar. Samtidigt måste vi komma ihåg att upprätthålla en balans mellan långtids- och korttidsmetoder i bevaringsfrågor. Vi måste ha ett tidsperspektiv som sträcker sig många århundraden framöver men även tillgodose dagens behov. Först därefter kan vi fatta konserveringsbeslut.

Helsingfors universitetsbiblioteks bevaringsstrategi skrevs 1994 i samarbete med representanter för konserveringstjänsten samt national- och specialsamlingarna. Det var ett försök att få en bättre uppfattning om hurudan den optimala bevaringssituationen för biblioteket kunde vara.

Planen består av två delar. Den första behandlar preventiv konservering för nytt friexemplarsmaterial och annat förvärvat material. Den andra delen behandlar retrospektiva konserveringsåtgärder för material som redan har skadats under användning eller lagring.

Då nya inhemska publikationer anländer som friexemplar registreras de i nationalbibliografin, dvs. Fennica-databasen, och görs färdiga för hyllan i rätt förvaringsform och placeras i rätt anpassade magasinsutrymmen.

Bevaringsplanen för nytt material är uppdelad i tre grupper enligt konserveringsmetod:

  • mikrofilmning av alla löpande tidningar
  • ett kassetteringsprogram för alla böcker, tidskrifter och broschyrer, skyddsomslag för kartor och affischer
  • ett inbindningsprogram för mycket använda tidskrifter.

Planen har gradvis tagits i bruk från och med 1995, genom att utvidga de redan existerande kassetterings- och inbindningsprogrammen och genom att från och med 1997 fortsätta med ett utvidgat mikrofilmningsprogram för alla löpande tidningar.

Biblioteket har prioriserat behandlingen av de nationella friexemplaren. Ett "konserveringsteam" har arbetat med speciella konserveringsfrågor sedan början av 1998.

Problem i anslutning till transport av material och samlingar har krävt speciell uppmärksamhet.

Biblioteket tillämpar retroaktiva metoder för grupper av material (även musikinspelningar) som redan är eller snart kommer att vara utom räckhåll för användarna beroende på förvittring och/eller slitage. Sådana grupper innehåller:

  • det mest centrala materialet eller unikt material
  • material som är i den värsta riskzonen

    Som optioner för konservering har vi konservering av särskilda grupper av material utvalda på grundval av deras värde och i vilket skick de är, såsom till exempel handskriftssamlingen. Vi mikrofilmar retroaktivt tidningar, periodica, böcker och vissa affischer. Vårt retroaktiva kassetterings.- och skyddsomslagsprogram för nationalsamlingen slutfördes senaste år. Inspelad musik som är i fara att förstöras konverteras till DAT-format. Digitalisering av tryckt material har använts inom Muisti-projektet, som riktar sig till användare av värdefullt material och rariteter av nationellt värde.

    Sist men inte minst, under år 2000 kommer biblioteket att få nya underjordiska magasin med konstant temperatur och relativ luftfuktighet.

    Räddningsplanen för tidningar

    År 1996 tog bibliotekets bevaringsplan ett stort steg framåt. Vår första prioritering var att omedelbart mikrofilma alla löpande tidningar - riksomfattande och lokala tidningar samt gratisblad. Alla nya tidningar mikrofilmas omedelbart, och filmningen av äldre nummer och omfilmningen skall vara slutförda inom en tidsperiod på omkring tio år.

    Räddningsplanen för tidningar uppgjordes under den ekonomiska depressionen då bibliotekets budjet skars ned radikalt. På grund av denna nedskärning måste biblioteket mycket tydligt formulera vad det ville göra, välja kostnadsförmånliga lösningar för stora grupper av material och priorisera dyra lösningar för färre samlingar.

    Biblioteket utvärderade den nuvarande och framtida situationen för alla konserveringsoptioner i Konserveringsstrategin. Vad gäller mikrofilmningen var situation 1996 den att nya tidningar mikrofilmades med en fart på 170 titlar om året och filmingen av äldre nummer och omfilmning skulle ha tagit 50 år att genomföra.

    En tidtabell börjande 1997 uppgjordes för ny och retrospektiv mikrofilmning. Det nya mikrofilmningsprogrammet för tidningar utvidgades från 170 titlar till 400 och omfattar alla riksomfattande och lokala tidningar samt gratisblad publicerade i Finland. Trots detta var ökningen av antal filmrullar marginell - omkring 200 då det totala antalet var 1500 rullar per år. Den retrospektiva mikrofilmningen skulle att ta 13 år att genomföra och kostnaderna beräknades uppgå till 20 miljoner mark. Detta skulle innebära 12000 filmrullar och 7,8 miljoner exponeringar i slutet av 2009. Biblioteket var berett att satsa denna summa och i utbyte ha alla sina tidningar på mikrofilm som följer nuvarande standarder.

    Denna koncentrerade ansträngning gav även upphov till andra förbättringar. Det var möjligt att nå bättre resultat snabbare än vi trodde. Samlingar, som i åratal hade väntat på att bli mikrofilmade kunde filmas inom ett eller två år. Projektet hade även en del sidoeffekter. Interna riktlinjer uppgjordes och tillämpades på typiska egenskaper och beteenden hos gratistidningar. Dessutom, utarbetades en plan för översyn av konditionen på arkivfilmernas negativ och vår mikrofilmningsdatabas Mifi ändrades så att den uppfyller fordringarna för European Register of Microform (EROMM), där vi blivit medlem år 1999.

    Översyn av mikrofilmernas tillstånd

    Efter det att målsättningen och prioriteringen fastslagits i bevaringsstrategin, måste vi göra de verkliga valen. Vi behöver konditonstester för att fastställa i vilket skick samlingen av mikrofilmer är. Dessa konditionstester bör vara baserade på fastslagna standarder så de är jämförbara; nya möjligheter att bevara skall sökas aktivt och de bör diskuteras även på internationell nivå.

    År 1997 gjorde Helsingfors universitetsbibliotek en allmän översyn av sina mikrofilmsamlingar. Då gjordes med hjälp av statistiska metoder ett godtyckligt ett urval på 500 mikrofilmer från totalt 40.000 filmer. Alla filmer från 1951 till 1996 ingick i detta urval. Översynen baserade sig på standarder för mikrofilm. Denna översyn har senare följts av en mera täckande kontroll, gjord enhet efter enhet och detta fortsätter ännu i dag.

    Avsikten med båda översikterna är att få information om defekterna och vilka åtgärde som bör vidtas direkt som ett resultat av översynen. Översynerna är nu uppdelade på fyra huvudgrupper: emulsionsdefekter, defekter på filmytan, andra defekter och mätbara värden. Dessa grupper uppdelas sedan i underavdelningar. Varje underavdelning utvärderas sedan på följande sätt:

    0 = Ingen information saknas på informationsfältet
    1 = Skador på informationsfältet, men 4de generationens film är fortfarande läsbar
    2 = Skador på informationsfältet med informationsbortfall - 4de generationens film är inte längre läsbar.
    Dessa allmänna observationer tolkas sedan skilt för varje undergrupp.

    Resultaten registreras sedan i Mifi-databasen där information sedan kan sökas antingen för varje enhet eller enligt olika kategorier. Det är också möjligt att få statistik om reslutatet enligt standard eller i anslutning till våra andra behov.

    I slutändan får vi en rapport över vilka åtgärder som bör vidtas:

    0 = Filmen är OK, gör ingenting
    1 = Gör en säkerhetskopia
    2 = Bör omfilmas omedelbart

    Dessutom finns det två valbara rekommendationer:

    1 = omfilmning rekommenderas, och
    2 = filmen bör stå under uppsyn.

    Omkring 3000 äldre filmer i bibliotekets samlingar kontrollerades 1998. Mer än hälften av dem var i behov av omfilmning. De flesta skadorna kunde uppdelas i två huvudgrupper:

    Emulsionsskador (skråmor) och andra skador (densitet och ofullständigt förberedelsearbete och filmning). Det fanns också några fall där emulsionen hade lossnat från filmbasen och processkemikalierna hade förvittrat. Men största delen av materialet skulle vara i gott skick om

    • förberedelsearbetet och filmningen hade gjorts utgående från lösa tidningsark (istället för bundna volymer) enligt dagens standarder
    • en skild master hade funnits för kopiering av filmer
    • densitetsgranskningen hade varit acceptabel.

    Vid granskningen av motsvarande positivkopior var vikten av förberedelsearbetet och omsorgsfullt kamera-arbete ännu mera uppenbar.

    I dag är det fortfarande för tidigt att säga någonting om resultaten, rapporten kommer att vara färdig om tre år. Men i verkligheten utnyttjar vi resultaten eftersom vi har påbörjat omfilmningen av våra samlingar titel för titel enligt de resultat som konditionstestet gav.

    Användningen av ett konditionstest har många fördelar. Förutom den information som samlas om urvalet och om vad som bör omfilmas, har vi fått information om hur vi kan öka kvalitetsförväntningarna på vårt filmningsprogram. Detta program ger oss verktyg att arbeta med i framtiden - att använda film som en platform.

    Mikrofilm som en utgångspunkt för digitalisering

    Under en lång tid har mikrofilmer gjort det lättare för användarna att få tillgång till samlingar på långt avstånd. I dag har filmens roll som multimediaplatformer vuxit ansenligt. Den pågående utförliga nationella och internationella standardiseringen gynnar användningen av mikrofilmat material. Mikrofilmningsstandarder som beaktar framtidiga digitaliseringsaspekter behövs inom en snar framtid.

    I juni 1998 inledde därför alla de nordiska biblioteken med understöd av det Nordiska samarbetsorganet för vetenskaplig information NORDINFO ett digitaliseringsprojekt Avsikten är att testa kriterierna för mikrofilmen som en plattform för digitalisering, för optisk läsning av tecken (OCR) och följaktligen fri textsökning. Projektet avslutas år 2001, när de nordiska historiska tidningarna skall finnas tillgängliga på Internet.

    Mikrofilmen ger bibliotek och andra institutioner den tid som behövs för att använda de användarvänliga men kortlivade elektroniska system, medan arkivsamlingarna skyddas. Polyesterbaserad silver-halide film har en livslängd på 500 år om de produceras och magasineras enligt godkända standarder. Då detta kombineras med det faktum att de kan läsas med det mänskliga ögat utan tekniska hjälpmedel, är mikrofilmen en säker och tillförlitlig plattform att utgå ifrån.

    Användarnas problem är välkända och kan verka triviala. Men om vi vill förlita oss på den stabila mikrofilmen som en informationsbärare även i framtiden måste biblioteken och arkiven vända sig till tillverkarna av mikrofilmutrustning för hjälp.

    Läsapparater för mikrofilm är mycket dyra i förhållande till det de producerar. Problemet är slående när man jämför dem med datorerna. Det är också svårt att finna kopierande läsapparater som inte går sönder i daglig kundanvändning. Läsapparater och läskopiatorer är ett stort dilemma för användarna när de skall läsa våra filmer som är av bra kvalitet. Varför inte försöka få fram en filmskanner till hyfsat pris, som kunde förenas med mikrodatorerna i våra bibliotek och hem? I vilket fall som helst borde det vara möjligt att kunna producera prisvärda läskopiatorer parallellt med andra hybridlösningar.

    Ett annat ämne som måste ses över är färgmikrofilm. Nästan alla tryckalster är i dag färgtryck och svart-vit 35 mm är inte tillräcklig för att klara av mångfalden av färger. Färgfilmens livslängd är i dag 200 år, men beroende på höga kostnader och kopieringsegenskaper har användningen av färgmikrofilm varit mycket begränsad. Vi är i behov av en ekonomiskt producerad färgmikrofilm med lång livslängd som platform och förmedlare av ömtåliga samlingar i färg.

    För framtida bruk, håller Helsingfors universitetsbibliotek på att bygga en långtidsplattform för olika typer av bruk: för instant användning i bibliotek med hjälp av läsapparater för mikrofilm och hybridlösningar, för digitalisering när och om det är lämpligare och senare i olika format som inte ännu är ens påtänkta.

    Majlis Bremer-Laamanen, Chef för Mikrofilming och konservering
    Helsingfors universitetesbibliotek
    E-post: majlis.bremer-laamanen@helsinki.fi

    Tietolinja 3/1999