Tietolinja

Tietolinja
3/1999


PÄÄKIRJOITUS

ARTIKKELIT


Elektroninen väitöskirja Helsingin yliopistoon

Inkeri Salonharju


Helsingin yliopisto on avannut oman elektronisen julkaisupalvelunsa syksyn aikana ja verkon kautta käytettävissä on jo yli sata opinnäytetyötä. Elektroninen julkaiseminen edistää yliopiston näkyvyyttä, parantaa ja laajentaa julkaisujen saatavuutta sekä alentaa julkaisukustannuksia. Tieteellisten julkaisujen verkkojakelu edellyttää kuitenkin uudenlaisia sopimusmekanismeja tekijöiden kanssa sekä laatukontrollia. Yliopistojen elektronisen julkaisutoiminnan järjestämisessä teknisiä ratkaisuja paljon monimutkaisempia ja aikaavievempiä ovat julkaisupoliittiset päätökset.

E-thesis - Helsingin yliopiston verkkojulkaisupalvelu

Helsingin yliopiston elektronisen julkaisutoiminnan suunnittelu käynnistyi keväällä 1997, kuin silloinen kirjastotoimikunta asetti työryhmän suunnittelemaan yliopiston elektronista julkaisupankkia vararehtori Paul Fogelbergin johdolla. Työryhmä teki nopalla aikataululla ehdotuksen yliopiston elektronisen julkaisutoiminnan käynnistämiseksi pilottihankkeella, joka sisällytettiin rehtorin ja yliopiston kirjaston väliseen tulossopimukseen. Yliopisto myönsi hankerahaa kirjastolle vuosiksi 1998 ja 1999 yhteensä 600 000 markkaa.

Julkaisupankkihankkeen tavoitteena oli:

  • kehittää julkaisu- ja jakelupalvelu yliopiston elektronisia julkaisuja varten
  • luoda sopimukset tekijänoikeuksien hankkimiseksi ja hallinnoimiseksi
  • luoda kontaktit tiedekuntiin aineiston hankkimiseksi
  • laatia ohjeistus julkaisujen kirjoittajille
  • perustaa elektronisen aineiston arkisto ja
  • integroida palveluun tarvepainatus.

Elektronisen julkaisupankkihankeen toteutus annettiin yliopiston kirjaston tehtäväksi, joka asetti hankkeelle johtoryhmän. Johtoryhmässä ovat mukana tiedekuntien, atk-osaston, tiedotuksen ja Yliopistopainon edustajat kirjaston lisäksi. Eri osapuolten yhteistyönä on kehitetty elektroninen julkaisu- ja verkkojakelupalvelu, joka sai nimekseen E-thesis. Palveluun voidaan sisällyttää opinnäytetöitä pro graduista väitöskirjoihin ja laitossarjoja.

Tule tutustumaan E-thesis-sivuihin

E-thesis avattiin verkkokäyttöön 30.9.1999 ja verkossa on vapaasti luettavissa jo yli sata julkaisua. Näistä noin puolet on väitöskirjoja ja puolet pro-gradu töitä. E-thesis-palvelun kaksivuotinen kokeiluvaihe päättyy vuoden 1999 lopussa, jonka jälkeen yliopisto päättää oman julkaisutoimintansa kehittämisestä.

Yliopistojen omia julkaisuja toivotaan verkkoon

Yliopistojen elektronisille julkaisuille on myös kysyntää. Kansallisen elektronisen kirjaston syksyn aikana tekemän kyselyn mukaan yli 40% lähes tuhannesta vastanneesta toivoi yliopistojen julkaisujen, kuten väitöskirjojen ja raporttien käyttömahdollisuutta verkon kautta. Yliopistojen omia julkaisuja tärkeämmäksi aineistoryhmäksi nähtiin vain ulkomaiset tieteelliset lehdet.

Aikaisempaa kokemusta Helsingin yliopiston kirjastolla on elektronisten väitöskirjojen julkaisemisesta opetusministeriön tietoyhteiskunta-ohjelmaan liittyvän Elektra-hankkeen yhteydestä. Elektra on tieteellisen aineiston jakelupalvelu, jonka käytöstä julkaisujen tekijät voivat periä yleisöltä maksun. Elektrassa on julkaistu yhteistyössä Suomen historiallisen seuran kanssa yli kaksikymmentä väitöskirjaa.

Elektroninen väitöskirjajulkaisu on käynnistetty myös Oulun, Jyväskylän ja Tampereen yliopistoissa. Kaikki yliopistot Helsinki mukaan lukien ovat omista julkaisuvolyymeistaan ja tarpeistaan lähtien päätyneet teknisesti varsin erilaisiin, mutta hyvin toimiviin ratkaisuihin.

Helsingin yliopiston mittava julkaisutoiminta

Helsingin yliopisto on merkittävä tieteellinen julkaisija. Vuosittain julkaistavien väitöskirjojen määrä on yli 300 ja muiden opinnäytteiden määrä yli 4000. Yliopiston tiedekunnat ja laitokset julkaisevat yli sataa tieteellistä sarjaa. Yliopiston julkaisutoiminta on hajautettu tiedekunnille ja laitoksille, eikä yliopistolla ole mitään keskitettyä julkaisutoiminnasta vastaavaa elintä.

E-thesis ei korvaa perinteistä painettua julkaisutoimintaa, mutta se tarjoaa vaihtoehtoisen verkkokanavan. Palveluun on tarkoitus liittää myös tarvepainatus, josta vastaa Yliopistopaino. Elektroninen julkaiseminen alentaa pitkällä aikavälillä yliopiston julkaisukustannuksia, laajentaa julkaisujen levikkiä ja parantaa yliopiston näkyvyyttä. Yksittäisen väittelijän kannalta elektroninen vaihtoehto merkitsee tuntuvaa kustannussäästöä.

Elektronisten väitöskirjojen julkaiseminen tuli käytännössä mahdolliseksi Helsingin yliopistossa, kun konsistori helmikuussa 1999 uudisti opintosuoritusten arvostelua ja kuulusteluja sekä opintosuoritusten tutkintolautakuntaa koskevan johtosäännön. Uuden johtosääntöön mukaan väittelijän tulee saattaa väitöskirja julkisesti saataville joko painettuna tai muulla tavalla aikaisemman painetun sijaan. Tämä mahdollistaa periaatteessa elektronisen väitöskirjan ilman painettua rinnakkaisjulkaisua, mutta samassa johtosäännössä todetaan, että konsistori määrää väitöskirjojen kappaleiden luovutusvelvollisuudesta.

Painetusta väitöskirjasta ei haluttu tässä vaiheessa kokonaan luopua, koska joka tapauksessa arvosana- ja väitösvaiheessa tarvitaan pieni määrä paperiversioita, jotka voidaan helposti tuottaa tarvepainatuksena. Elektroniset julkaisut eivät myöskään sisälly vapaakappalelakiin, eikä niitä koske luovutusvelvollisuus kuten painettuja väitöskirjoja. Vapaakappalelain uudistus on käynnissä, ja sen tavoitteena on sisällyttää elektroniset julkaisut vapaakappaleisiin. Väitöskirjan saatavuus ja aseman tieteellisenä julkaisuna voidaan turvata, jos painetuista väitöskirjaversioista luovutaan asteittain vasta uuden vapaakappalelain tultua voimaan mahdollisesti jo vuonna 2001.

E-thesis-hankkeen johtoryhmän aloitteesta yliopiston konsistori alensi toukokuussa 1999 väittelijän luovutusvelvollisuuden 160 painetusta kappaleesta 30 kappaleeseen siinä tapauksessa, että väittelijä luovuttaa yliopistolle julkaisemista varten lisäksi elektronisen version väitöskirjasta. Tiedekunta voi halutessaan korottaa luovutusvelvollisuutta enintään 50 kappaleeseen. Tämä konsistorin päätös oli todellinen läpimurto yliopiston elektroniselle julkaisutoiminnalle. Merkittävä osa väitöskirjoista on kuluvan syksyn aikana julkaistu elektronisena ja opiskelijoiden kiinnostus verkkojulkaisutoimintaa kohtaan on suuresti kasvanut.

Väitöskirjavaihdoista verkkojakeluun

Väitöskirjavaihdot on pitkään ollut yliopiston kirjastolle tärkeä julkaisujen hankintakanava. Vaihtosuhteita on noin 150 organisaation kanssa. Kirjasto on jaellut vuosittain noin 15 000 nidettä väitöskirjoja koti- ja ulkomaisille vaihtokumppaneille. Osalle vaihtokumppaneista on toimitettu kaikki väitöskirjat ja osa on valinnut vain tiettyjen erikoisalojen aineiston.

Vaihtoina saatujen väitöskirjojen kokonaismäärä on viime vuosina kuitenkin laskenut, kun monet vaihtokumppanit ovat lopettaneet toiminnan. Valtaosa vaihtoaineistosta tulee Keski-Euroopasta ja niistä vain humanististen alojen väitöskirjat sisällytetään Helsingin yliopiston kirjaston kokoelmiin. Muu osa julkaisuista toimitetaan suoraan Varastokirjastoon. Baltiasta ja Venäjältä ei toistaiseksi saada vaihtokappaleita lainkaan.

Opetusministeriön asettama työryhmä suositteli jo vuonna 1995 (Opetusministeriön työryhmien muistioita 16:1995) väitöskirjavaihtojen lopettamista. Yliopiston nykykäytännön mukainen pelkkien vapaakappaleiden luovuttaminen kirjastolle ja tiedotus elektronisesta versiosta vaihtokumppaneille tuottaa kirjastolle säästöjä aineiston varastoinnissa ja jakelukappaleiden postituksessa. Väitöskirjavaihdoista luopuminen tapahtuu asteittain sitä mukaa, kun elektroninen versio yleistyy. Yliopiston kirjasto jatkaa vaihtotoimintaa toistaiseksi niiden väitöskirjojen osalta, jotka julkaistaan vain painettuna.

Fyysisten väitöskirjavaihtojen korvaaminen verkkojulkaisuilla aiheuttaa aikaisemmille vaihtokumppaneille erilaisia seurauksia maasta riippuen. Siellä, missä on hyvät verkkoyhteydet, saadaan elektroniset julkaisut käyttöön paljon painettuja nopeammin ja laajemmin. Näin on laita kotimassa, muissa Pohjoismaissa, Keski-Euroopassa ja Pohjois-Amerikassa. Venäjällä ja Baltiassa, missä verkkoyhteydet eivät ole yhtä kattavat, kärsivät tutkijat vaihtotoiminnan päättymisestä. Toimittamalla laajasti tiedot sekä verkkojulkaisusta että painetun väitöskirjan jakajasta, voivat kirjastot eri puolilla maailmaa hankkia kokoelmiinsa maksullisen tarvepainatuskappaleen.

Verkkojulkaisun koko elinkaari

E-thesis-palvelussa elektronisen julkaisemisen koko ketju identifioinnista pitkäaikaisen säilytykseen toteutetaan mahdollisimman pitkälle kansainvälisiä standardeja noudattaen. Kirjoittajien itsenäiskäyttöön tarkoitetut työvälineet, URN-generaattori, Dublin Core -metadatan tallennusalusta ja tyylitiedostot sekä Vesa-verkkosanasto löytyvät palvelun verkkosivuilta.

Julkaisuja otetaan vastaa tavallisimpina tekstinkäsittely- ja sivuntaittotiedostoina ja yhtenäisen ulkoasun tuottamiseksi niitä varten on kehitetty tyylitiedostot, jotka ovat kirjoittajien saatavilla suoraan verkossa. Selailua varten julkaisuista tuotetaan HTML-dokumentit ja korkeatasoista tulostusta varten PDF-dokumentit. Alkuperäinen tiedosto tallennetaan pitkäaikaista säilytystä varten. Julkaisuformaattien kehitystä seurataan tarkasti ja uusien jakeluun ja pitkäaikaissäilytykseen soveltuvien työkalujen vakiintuessa rajoitetaan julkaisupalvelun vastaanottamien ja tuottamien tiedostomuotojen määrää.

Julkaisujen ainutkertaisena tunnisteena toimii väitöskirjoilla perinteinen ISBN-numero ja muilla opinnäytteillä URN, Universal Resourse Name. URN-tunnisteesta on kehittymässä maailman laajuinen standardi verkkojulkaisujen identifiointia ja autentikointia varten, ja kirjasto on toiminut aktiivisesti alan internet-standardin kehittämisessä.

Verkkojulkaisujen löytyvyys on suuri ongelma. Globaalit indeksit kattavat enää vain murto-osan jatkuvasti lisääntyvien tiedostopalvelimien tarjoamasta aineistosta. Kuvailun avulla julkaisujen löytyvyyttä voidaan kuitenkin merkittävästi parantaa. Dublin Core metadatastandardi on osoittanut elinvoimaisuutensa kansainvälisessä kilpailussa, ja kirjasto on kehittänyt pohjoismaisena yhteistyönä välineet kirjoittajan itsensä tekemää kuvailua varten. Julkishallinnon asiakirjatuotannossa otetaan lähiaikoina DC-kuvailu käyttöön ja E-thesis-palvelussa joko kirjoittaja itse tai verkkotoimitus lisää dokumentteihin tämän tärkeän tiedon.

Hakupalvelujen käytetyin reitti on haku asiasanalla. Yleinen suomalainen asiasanasto, YSA, kattaa yleisellä tasolla kaikki tieteenalat ja sitä käytetään laajasti kirjasto-, arkisto- ja museoaineistoissa. YSAn termien käyttöä suositellaan myös kansalaisten sähköistä asioimista edistävässä Kansalaisen käsikirjassa. Uusi verkkosanasto VESA sisältää YSAn termit, ja se on tarkoitettu auttamaan loppukäyttäjiä niin tiedon haussa kuin omien julkaisujen kuvailussakin. VESA on kaikkien tiedon hakijoiden ja kirjoittajien vapaasti käytettävissä internetissä. E-thesis-palvelussa julkaisujen kirjoittajille suositellaan YSAn termien käyttöä dokumenttien kuvailuun.

Laadukasta aineistoa vapaaseen verkkokäyttöön

E-thesis-palvelussa julkaistaan vain tiedekuntien vahvistamat laatukriteerit täyttäviä julkaisuja. Tieteellisten sarjojen osalta tavoitteena on, että niiltä edellytetään kansainväliset kriteerit täyttäviä julkaisutoimikuntia. Väitöskirjoilla väittelylupa on riittävä taso. Alemmilla opinnäytetöillä suosituksena on vähimmäisarvosana cum laude approbatur, mutta tiedekunnat voivat vapaasti päättää oman julkaisukynnyksensä. Helsingin yliopiston tiedekunnista muut ovat päättäneet noudattaa suositusta, mutta valtiotieteellinen tiedekunta on asettanut julkaisurajaksi vähimmäisarvosanan magna cum laude approbatur ja kasvatustieteiden tiedekunta sallii kaikkien hyväksyttyjen opinnäytteiden julkaisemisen.

Elektroninen julkaiseminen ja verkkojakelu edellyttävät tekijän suostumusta. Verkossa myös pro gradu -töistä tulee julkaisuja aikaisemman arkistokopion sijaan. Tekijöiden kanssa solmitaan julkaisusopimus, joka määrittää osapuolten oikeudet ja velvoitteet. Julkaisusopimuksen laadinnassa on käytetty Helsingin yliopiston oikeustieteellisen tiedekunnan yksityisoikeuden laitoksen asiantuntijoita.

Sopimuksen mukaan verkkotoimituksella on oikeus muuntaa julkaisu palvelun edellyttämiin elektronisiin muotoihin ja tallentaa siitä kappale pitkäaikaista säilytystä varten ja tarjota se yleisön käyttöön sopimuksen voimassaoloajan. Mikäli tekijä irtisanoo sopimuksen, jää kirjastolle oikeus säilyttää kokoelmissaan julkaisun arkistokappale. Julkaisu tarjotaan selailu- ja tulostuskäyttöön kirjaston ja yliopiston omien verkkokanavien kautta. E-thesis-palvelu ei rajoita dokumentin julkaisemista muissa kanavissa, kuten painettuna tai muina verkkojulkaisuina.

Kokeiluvaiheessa tekijöille ei aiheudu kuluja julkaisujen toimittamisesta julkaisumuotoon eikä kirjasto maksa tekijälle korvausta teoksen käytöstä. E-thesis-palvelun ja sen sisältämien teosten käyttö on maksutonta myös yleisölle. E-thesis-palveluun on monta yhteystapaa. Jakelukanavina käytetään sekä yliopiston kotisivuja osoitteessa http://ethesis.helsinki.fi/ että kirjastolaitoksen Helka-tietokantaa ja yliopistokirjastojen yhteisluetteloa Lindaa. Väitöskirjat sisällytetään myös Fennica-kansallisbibliografiaan.

Lopuksi

Helsingin yliopiston verkkojulkaisuhanke on ollut mittava yhteistyönäyte yliopiston sisällä. Se on antanut runsaasti kokemusta elektronisen julkaisemisen teknisistä mahdollisuuksista laajassa hajautetussa julkaisuympäristössä. Tuloksena on toimiva julkaisupalvelu sekä sopimusmekanismit ja laatukriteerit tieteellistä verkkojulkaisemista varten. Matka yliopiston julkaisutoiminnan siirtämiseksi verkkoon on kuitenkin vasta alussa.

Inkeri Salonharju, osastonjohtaja
Helsingin yliopiston kirjasto
email: Inkeri.Salonharju@helsinki.fi


Osoitteita

Tietolinja 3/1999