Suomen arkistolaitoksen arkistotietokannasta on parissa vuodessa kasvanut auktoriteettitiedosto-tyyppisestä perusrekisteristä
monitasoisen arkistoaineiston kuvailun sisältävä, perinteisen arkistoluetteon korvaava online-arkisto, joka on
käytettävissä arkistolaitoksen kotisivun yhteydessä osoitteessa http://www.narc.fi/.
Arkistotietokanta sisältää tiedot Kansallisarkistossa
ja maakunta-arkistoissa säilytettävästä arkistoaineksesta, laajuudeltaan 95 hyllykilometriä. Tietoja tallennetaan viidelle eri
kuvailutasolle, joiden hierarkia noudattaa arkistonmuodostusta ja toisaalta aineiston fyysistä sijoittumista arkistojen sisällä.
Asiakirjojen sisällönkuvailun viisi kuvailualuetta, joissa kussakin on neljästä seitsemään kuvailuelementtiä, sijoittuvat
kuvailun kohteesta riippuen jollekin alla mainittujen käsitteiden mukaan nimetyistä viidestä kuvailutasosta.
Arkistonmuodostaja on yhteisö, jonka tehtävien hoitamisesta, tai henkilö, jonka toiminnasta, syntyy tai on
syntynyt yksi tai useampia arkistoja. Arkisto on näiden toiminnasta kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus. Arkistossa asiakirjat on
järjestetty muodoltaan, tehtävältään tai sisällöltään yhteenkuuluviksi arkistoyksiköiden kokonaisuuksiksi, sarjoiksi.
Pienin sisällönkuvailun kokonaisuus on arkistoyksikkö, joka on sijoitettu tiettyyn, yksilöivällä tunnuksella varustettuun säilytysyksikköön.
Arkistotietokantaan on syötetty kuvailutietoja noin vuoden verran. Ongelmana on, etteivät likikään kaikki arkistoluettelot
sisällä kuvailustandardin edellyttämiä riittävän tasokkaita kuvailutietoja, vaan kuvailutyötä täytyy tehdä kaiken aikaa tietojen
tallennuksen ohella.
Arkistoaineistojen sisällönkuvailussa käytetään ohjeena Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjä (1997),
jotka pitkälti pohjautuvat arkistoalan kansainvälisen organisaation ICA:n (International Council of Archives) laatimiin standardeihin.
Koska ICA on parhaillaan uudistamassa ja yhdistämässä viranomais- ja yksityisarkistojen kuvailustandardejaan ja haluaa
sen ISO-standardiksi, on Arkistolaitoksen näkökulmasta erittäin merkityksellistä, että arkistotietokannan suunnittelussa
ja toteutuksessa ollaan lähellä yhteisiä kansainvälisiä tavoitteita.
Arkistotietokannan toteutuksessa on edetty kaiken kaikkiaan ripeästi. Siihen sisältyvää mikrofilmirekisteriä
ollaan ottamassa käyttöön samoin kuin asiasanastoa. Kirjastojen ja arkistojen yhteistyö asiasanastojen laadinnassa on
lähtenyt erinomaisesti käyntiin. Arkistotietokannan asiasanasto pohjautuu Yleiseen suomalaiseen asiasanas-toon (YSA)
ja sen ylläpitäjille toimitetaan tietyin väliajoin listat niistä sanoista, joita arkistolaitos toivoo otettavaksi YSAan.
Koska arkistoväelle asiasanojen indeksointi ei ole tuttua samalla tavoin kuin kirjastonhoitajille, on arkistotietokannan
projektiryhmä saanut indeksointikoulutusta YSAn ylläpitäjältä. Tämä on ollut tarpeen, sillä asiasanojen indeksointi
arkistoaineistosta tuntuu astetta vaikeammalta kuin kirjallisuuden. Arkistotietokannan projektiryhmän tehtävänä on laatia
asiasanoituksen perus-ohjeistus kuvailutyötä tekeville.
Tämän vuoden suuria hankkeita on uuden valtakunnallisen yksityisarkistorekisterin käyttöönotto vuodenvaihteeseen
mennessä. Yksityisarkistorekisteri on viitetietokanta, mikä alkuvaiheessa tulee sisältämään Kansallisarkistossa ja maakunta-arkistoissa
säilytettävien yksityisarkistojen lisäksi 80 % valtionapua saavien arkistojen perustiedot arkistonmuodostajatasolta.
Aivan uusi osa arkistotietokantaa tulee olemaan kuvatietokanta, mihin digitoidaan sekä alkuperäisiä
asiakirjoja että jo mikrokuvattuja aineistoja.
Arkistotietokannan rakennetta ja kokoa kuvaa se, että se koostuu yli 30 taulusta ja tietokantarivien määrä
(1 850 000 riviä) kasvaa huimaa vauhtia syöttötyön edetessä. Ajankohtainen haaste on saada tallennettu tieto tutkijain käyttöön.
Kansallisarkiston tietotekniikkayksikkö kehittelee parhaillaan yhdessä tietokannan projektiryhmän kanssa sisällönmukaisia vapaateksti- ja asiasanastohakuja
jo käytössä olevien tiedonhakujen rinnalle.
Toivottavaa olisi, etteivät KAMUT-projektin loppuraportissa esitetyt tavoitteet mm. arkistojen, kirjastojen ja
museoiden tietojärjestelmien yhteiskäyttöisyyden toteuttamisesta sekä luettelointi- ja kuvailutyön standardisoimisesta unohtuisi,
vaan näitä hankkeita edistettäisiin ja niille saataisiin tukea valtiovallalta. Näitä asioita kohtaan tunnetaan kasvavaa
mielenkiintoa myös ICA:n piirissä.
Maija-Liisa Tuomi, ylitarkastaja
Kansallisarkisto
email: Maija-Liisa.Tuomi@narc.fi
Tietolinja 3/1999
