Järjestelmät
Joulukuun alussa Linnea2-hankkeen johtoryhmä, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto, käsitteli raporttia tarjouskilpailuun
jätettyjen tarjousten vertailusta ja valitsi seuraavat neljä järjestelmää jatkotarkastelua varten: Horizon (Ameritech/Dynix),
Innopac (Innovative Interfaces Inc.), Taos (DRA) ja Voyager (Endeavor).
Lisätietoja järjestelmistä löytyy toimittajien kotisivuilta:
Järjestelmien esittelyt
Tammikuussa kaikki neljä järjestelmätoimittajaa kutsuttiin demonstroimaan ohjelmistojaan Linnea-kirjastojen edustajille. Tilaisuus oli kaksipäiväinen. Ensimmäisenä päivänä kukin järjestelmätoimittaja antoi lyhyen yleisesittelyn sekä yrityksestä että
sen tarjoamasta tuotteesta. Toisena päivänä oli järjestetty toimintokohtaisia demonstraatioita niin, että kullakin toimittajalla
oli koko päivä aikaa esitellä järjestelmän eri toimintoja ja piirteitä. Tilaisuudessa oli mukana noin 130 henkeä
Linnea-kirjastoista ja atk-keskuksista sekä muilta yhteistyötahoilta. Samassa yhteydessä aloitettiin myös neuvottelut
järjestelmätoimittajien kanssa.
Järjestelmien koekäyttö ja vertailu
Jo tarjouspyyntöjen yhteydessä järjestelmätoimittajille esitettiin vaatimus, että valintaprosessia varten on järjestelmät saatava
koekäyttöön Suomeen ilman kustannuksia. Kaikki toimittajat ovat hyväksyneet tämän, vaikkakin se tuntuu olevan useimmille heistä
ensimmäinen kerta laatuaan. Yhdessä järjestelmätoimittajien ja muutamien laitetoimittajien kanssa Helsingin yliopiston kirjasto on
suunnitellut testausjärjestelyt ja varustanut testausympäristön jokaiselle kilvassa tässä vaiheessa mukana olevalle järjestelmälle. Kutakin järjestelmää varten on varattu erillinen keskuskone, johon on installoitu kirjastojärjestelmäversio ja sen tarvitsemat tietokanta- sekä sovellusohjelmistot sekä testitietokanta. Järjestelmätoimittajat ovat hoitaneet ohjelmistot sekä niiden installoinnin. Helsingin yliopiston kirjasto on varustanut tarvittavan määrän työasemia, joille client-ohjelmistot on installoitu. Testausryhmät on koottu Linnea-kirjastojen edustajista niin että jokaisesta kirjastosta on päästy mukaan osallistumaan. Ryhmien ytimenä ovat vastaavat VTLS-käyttäjäryhmän työryhmät. Mukana on yhteensä yli 60 henkeä. Ryhmien tehtävänä on asettaa järjestelmät paremmuusjärjestykseen kunkin toiminnon osalta sekä listata puuttuvat piirteet sekä muutostarpeet.
Järjestelmätoimittajat antavat testausta varten tarvittavan koulutuksen. Käytännössä se tarkoittaa yhden tai puolen päivän
koulutusta toimintoa kohti. Testaajilla on käytettävissään ohjelmiston manuaalit ja dokumentaatio. Toimittajat tarjoavat myös tuen
ja opastuksen koko testauksen ajaksi.
Koekäyttö aloitettiin helmikuun puolivälissä ja se tulee jatkumaan koko kevään eri järjestelmille ja testausryhmille laaditun
aikataulun mukaisesti.
Kirjastovierailut
Koekäytön tavoitteena on selvittää, miten järjestelmät täyttävät valintakriteerit eli ne vaatimukset, jotka on listattu RFP:ssä.
Vaatimuksia on paljon ja ne ovat eri tasoisia ja eri kokoisia. Läheskään kaikkia asioita ei voida selvittää tällaisessa
testauksessa, vaan niihin on etsittävä vastaukset muulla tavalla. Yksi tapa on vierailla järjestelmiä käyttävissä kirjastoissa.
Linnea2-projektiryhmä on suunnitellut tällaisia vierailuja ja aikoo käydä vähintään kahdessa kirjastossa per järjestelmä.
Käyntikohteiksi on valittu yliopistokirjastoja ja konsortioita, jotka käyttävät ohjelmistoja mahdollisimman monipuolisesti.
Tärkeätä on tutustua yhteisluetteloihin sekä erilaisiin verkkoarkkitehtuuriratkaisuihin. Osa vierailukohteista on Yhdysvalloissa,
koska sieltä löytyy parhaita esimerkkejä erityisesti yhteisluetteloista ja konsortioista, mutta on tärkeätä käydä myös
eurooppalaisissa kirjastoissa, joista selviää toisenlaisia seikkoja, kuten järjestelmätoimittajan tarjoama tuki ja sen toimiminen
Yhdysvaltojen ulkopuolella, kielet ja merkkivalikoimat, luettelointiformaatti ja muut kansalliset sopeutukset.
Kirjastovierailujen lisäksi ryhmä tulee käymään myös järjestelmätoimittajien luona, jossa tavataan ohjelmiston kehittäjiä ja
voidaan keskusteluissa heidän kanssaan selvittää monia tärkeitä asioita, joita ei saa selville koekäytössä sen paremmin kuin
kirjastovierailuillakaan.
Linnea-verkon tietokanta- ja laitearkkitehtuuri
Valintaprosessin aikana on määrä tehdä erilaisia selvityksiä, joista tärkein käsittelee Linnea2-verkon tietokanta- ja
laitearkkitehtuuria. Selvityksessä konkretisoidaan erilaiset vaihtoehdot, esitetään eri vaihtoehtojen edut ja haitat sekä
osoitetaan niihin liittyvät riskit ja ongelmat. Asiaa on katsottava sekä teknisestä että toiminnallisesta näkökulmasta.
Tavoitteena on löytää paras ja kokonaistaloudellisin ratkaisu, jossa optimoidaan käyttövarmuus ja sovelluksen ominaisuuksien
tehokas hyödyntäminen suhteessa kustannuksiin. Kokonaistaloudellisuudessa on huomioitava järjestelmän hankinta- ja muiden
kustannusten lisäksi laitekustannukset sekä jatkuvat työvoima- ja huoltokustannukset.
Neuvottelut järjestelmätoimittajien kanssa
Neuvottelut toimittajien kanssa on aloitettu tammikuussa. Kirjastovierailujen yhteydessä jatketaan keskusteluja, mutta varsinaiset
sopimusneuvottelut käydään elo-syyskuun aikana. Ennen neuvottelujen alkamista järjestelmätoimittajille lähetetään listat
muutostarpeista ja välttämättömille muutoksille pyydetään hintalappu ja aikataulu. Järjestelmien lopulliset hankintahinnat
tarkentuvat neuvotteluissa, jolloin tiedetään myöskin se, minkälaisen arkkitehtuurin mukaan tulevaisuuden Linnea-verkko rakennetaan.
Päätös valinnasta
Kun Yliopistokirjastojen neuvosto on käsitellyt Linnea2-hankkeen loppuraportin, Helsingin yliopiston kirjasto antaa suosituksen,
mikä järjestelmä on sekä toiminnallisesti että taloudellisesti sopivin Linnea-verkon seuraavaksi kirjastojärjestelmäksi.
Annu Jauhiainen, pääsuunnittelija
Helsingin yliopiston kirjasto
email: Annu.Jauhiainen@helsinki.fi
Tietolinja 2/1999
