Kirjastojen atk-toiminnot ja kehittämisstrategia Helsingin yliopistossa

Helsingin yliopiston kirjastotoimikunnan laatima kirjastojen kehittämisstrategia vuosille 1998-2005 hyväksyttiin konsistorissa 1.4.1998. Strategia on varsinainen suurtyö, jonka laatimiseen kirjastotoimikunta käytti lähes kaksi vuotta. Sen nimi "Kirjastot - yliopiston sydän" heijastelee kirjastotoimikunnan jäsenten tuntemuksia kirjastojen keskeisestä asemasta yliopistoympäristössä. Kirjastotoimikunnan tuolloinen puheenjohtaja professori ja silloinen vararehtori Arto Mustajoki toteaa Signumille syksyllä 1977 antamassaan haastattelussa (Signum 1997,8) nimen symbolisoivan sydäntä, joka pumppaa verta yliopiston suonistoon. Me kirjastoväki olemme tietenkin hyvillämme tuollaisesta tulkinnasta.

Kirjastostrategialle, jota valmisteltiin näin kauan, on asetettu suuria odotuksia. Sen on odotettu vähentävän yliopiston kirjastojen hallinnollisesta hajanaisuudesta johtuvia haittoja ja kirkastavan kirjastojen julkisuuskuvaa. Eräänä tehtävänä on nähty kirjastojen keskeisen tehtävän esiintuominen siellä missä yliopiston resursseja suunnitellaan ja rahaa jaetaan. Kaikkia näitä näkökulmia on selvitetty strategiassa ja aika näyttää missä määrin toivotut tavoitteet saavutetaan.

Atk-toiminnoilla on ollut pitkään keskeinen asema Helsingin yliopiston kirjastojen yhteistyöhankkeissa, mikä on luonnollista kun lähes 50:llä hallinnollisesti erillisellä kirjastolla on yhteinen kirjastotietokanta, joka sisältää kirjastojen kokoelmaluettelojen lisäksi lainaustoiminnot. Strategiassa kartoitetaan aluksi olemassa olevien kirjastopalvelujen vahvuuksia ja heikkouksia. Atk-toimintojen osalta todetaan vahvuudeksi se, että kirjastotoimi on hyödyntänyt yhteisen atk-järjestelmän mahdollisuuksia, ja että tämä on toteutettu päivittäisen palvelutoiminnan ohella ilman voimavarojen lisäystä. Heikkous juontaa kuitenkin juurensa virkkeen jälkimmäisestä osasta. Todetaan että kirjastoista puuttuu tietoverkkojen asiantuntemusta, eikä atk-menetelmien tarjoamia uudelleenjärjestely- ja rationalisointimahdollisuuksia ole käytetty täysimääräisesti hyväksi. Heikkoutena nähdään myös konelukuiseen muotoon konvertoimattomien kokoelmien suuri määrä. Tilanne lienee useissa muissa korkeakoulukirjastoissa samanlainen.

Yhtenä kirjastopalvelujen kehittämisen yleistavoitteena mainitaan elektronisten palveluiden hyödyntäminen mahdollisimman paljon ja mahdollisimman tehokkaasti. Kirjastojen keskinäistä työnjakoa selkeyttämään luodaan käsite palvelukirjasto. Palvelukirjastoille asetetaan tietyt laatuvaatimukset, joihin eri tieteenalojen kirjastopalvelujen osalta pyritään. Yhtenä tällaisena laatuvaatimuksena on, että kirjasto "pystyy tarjoamaan kaikki relevantit verkkopalvelut joko yliopiston paikallisverkossa, tai mikäli aineiston käyttöehdot niin vaativat, omissa tiloissaan". Tieto kaikesta yliopiston omissa kokoelmissa olevasta aineistosta on oltava saatavilla paikallisverkon välityksellä.

Strategian ehdotukset atk-toimintojen järjestämiseksi ja parantamiseksi

Henkilöstörakenne ja osaaminen

Uudentyyppinen palvelukirjasto tarvitsee entistä enemmän eri tieteenaloja edustavaa hyvin koulutettua henkilökuntaa. Koko henkilöstön riittävä atk-osaaminen asetetaan perusvaatimukseksi kaikilla tehtävätasoilla. Osaamisen vaatimus edellyttää jatkuvaa kouluttautumista ja omaehtoista opiskelua myös sen jälkeen kun perustaso on saavutettu. Vaikka yliopisto tarjoaa henkilöstölleen jatkuvasti atk-tehtäviin liittyvää täydennyskoulutusta, se ei riitä, sillä verkkopalvelujen tuottaminen vaatii entistä syvempää ammatillista osaamista, mikä tulee kytkeä yliopiston oman elektronisen julkaisutoiminnan ylläpitoon.

Strategiassa ei oteta huomioon sitä mahdollisuutta, että valtakunnallista informaatioalojen koulutusta kehitettäisiin enemmän tähän suuntaan. Tämän voi kuitenkin nähdä myös haasteena kirjastoalan koulutusta järjestäville yliopistoille.

Toimintaorganisaation uudistaminen

Kehittämisstrategia perustuu kampusajattelulle, joka on toteutumassa myös yliopiston muussa toiminnassa. Yliopiston kirjastotoiminta jakautuu neljälle kampukselle, jotka ovat syntyneet fyysisen etäisyyden ja osittain toisiaan lähellä olevien tieteenalojen mukaan. Kampuskirjastot eivät ole hallinnollisia yksiköitä, vaan ajatuksena on yhteistyön avulla saavuttaa mahdollisimman edullisesti entistä paremmat palvelut ja puitteet toiminnan kehittämiselle. Sijoittamalla toisiaan lähellä olevat tieteenalat myös fyysisesti lähekkäin, kuten yliopisto on uusissa rakennushankkeissaan tehnyt, pystytään vähentämään hajanaisuutta, josta Helsingin yliopiston kirjastolaitosta on aiheellisesti moitittu.

Kehitys on jo lähtenyt kulkemaan tähän suuntaan. Tiedekuntien sisällä on rationalisoitu kirjastotoimintaa yhdistämällä pienempiä yksiköitä. Verkkopalvelujen lisääntyminen on mahdollistanut kirjastoyksiköiden suunnittelussa hiukan suurempia fyysisiä välimatkoja kuin aikaisemmin, jolloin usein näissä yhteyksissä mainittu "tohvelietäisyys" oli kirjastoyksikön sijainnin mittayksikkö. Uudet kirjastorakennukset Meilahden ja Viikin kampuksilla sekä uudet kirjastotilat keskustakampuksella (Opiskelijakirjasto, HYK, Valtiotieteellisen ja teologisen tiedekunnan kirjastot) ovat mahdollistaneet palveluiden uudenlaisen ja entistä tehokkaamman järjestämisen.

Kampusten kirjastojen yhteistyötä koordinoivat kampusten kirjastotoimikunnat ja yliopiston kirjastotoimikunta. Molemmissa elimissä ovat edustettuina sekä käyttäjät (professorit, muut opettajat, tutkijat, opiskelijat) että kirjastot (kirjastonjohtajat ja henkilöstö). Yliopiston kirjastotoimikunnan puheenjohtajana toimii yksi vararehtoreista. Toimikunnassa on myös kirjastojen atk-neuvottelukunnan edustus.

Yhteisten palveluiden rahoitus

Vaikka yliopiston kirjastolaitos ei ole hallinnollisesti yhtenäinen kokonaisuus, strategiassa todetaan joukko yhteisiä kehittämis- ja ylläpitohankkeita ja yhteisiä kirjastopalveluita, joiden rahoitusosuus ehdotetaan erotettavaksi koko yliopiston kirjastorahoituksesta keskitetysti käytettäväksi.

Tällaisia ovat mm. verkkolisenssien ostaminen koko yliopiston käyttöön tai koko maata varten tarvittaviin lisenssijärjestelyihin.

Atk- ja verkkopalvelujen kehittäminen

Yhteistoiminta yliopiston hallintoviraston atk-osaston ja kirjastojen kanssa on yksi keskeisistä atk-toimintaa koskevista kehittämislinjoista, joista strategiaa luotaessa oltiin yksimielisiä. Yliopiston atk-toiminta on muotoutumassa uudelleen, ja eräs sen perustavoitteista on ollut tuoda palvelut mahdollisimman lähelle käyttäjää. Luotaessa uutta kirjastoasioiden päätöksenteko-organisaatiota atk-osaston osuus määriteltiin siten, että atk-osasto vastaa yhdessä tiedekuntien kanssa kirjastojen tarvitsemasta laite- ja käyttöjärjestelmätuesta sekä atk-koulutuksen järjestämisestä. Kirjastoissa tarvittava yleinen atk-tuki on ollut vaihtelevasti hoidettu eri tiedekunnissa. Sitomalla kaikki sellainen atk-tuen tarve, mikä ei edellytä kirjastojärjestelmän erityisosaamista, yliopiston yleiseen atk-organisaatioon saataneen entistä tehokkaammat palvelut myös kirjastoille, joiden tukitarpeet usein on mielletty "ei kenenkään maalle" kuuluviksi. Ainakin keskustakampuksella tiedekunnat ovat jo nyt entistä paremmin alkaneet mieltää kirjastojen yleisen atk-tuen tarpeellisuuden.

Vastuu Helka-tietokannan ylläpidosta ja kehittämisestä on edelleen Helsingin yliopiston kirjastolla, koska siten voidaan mahdollisimman hyvin hyödyntää muiden korkeakoulukirjastojen yhteisiä atk-palveluja ja järjestelmäkehitystä ja - strategiatekstin mukaan - myös taata järjestelmän yhtenäisyys ja toimintavarmuus. Toimintavarmuuden takaaminen on hiukan uskalias ilmaisu, mutta mahdollisuudet siihen toteutuvat tässä mallissa ehkä paremmin kuin muissa esitetyissä malleissa. Käytännössä kirjastojärjestelmää koskevista asioista huolehtii Helsingin yliopiston kirjaston alainen Helka-palvelut tukenaan yliopiston kirjastotoimikunnan alaisuuteen siirtynyt kirjastojen atk-neuvottelukunta (vuoteen 1997 asti Helkan neuvottelukunta) . Neuvottelukunnassa on yksi edustaja Viikki/Kumpula-kampusten kirjastoista yksi keskustakampuksen ja yksi Meilahden kampuksen kirjastoista. Helsingin yliopiston kirjastoa edustaa kaksi jäsentä ja yliopiston atk-osastoa yksi jäsen. Helka-palvelujen edustajat toimivat asiantuntijoina ja huolehtivat sihteerin tehtävistä.

Yliopiston yhteistä kirjastojärjestelmää kuten muitakin yliopiston yhteisiä palveluja koskevien päätösten valmistelu on kirjastotoimikunnalla. Päätökset yhteisten palvelujen hankinnasta tekee rehtori.

Miten kehittämisstrategiaa on lähdetty toteuttamaan

Kirjastostrategiaa on esitelty henkilökunnalle useaan otteeseen eri yhteyksissä. Koko kirjastohenkilöstölle järjestettiin keskustelutilaisuus strategiasta ennen sen hyväksymistä . Hyväksymisen jälkeen sitä on esitelty mm. atk-neuvottelukunnan järjestämällä Helka-päivällä ja henkilöstöjärjestöjen tilaisuuksissa. Käyttäjäpuoli perehtyi strategiatekstiin etukäteen sen ollessa tiedekunnissa ja erillislaitoksissa lausunnolla. Tiedekuntien dekaaneille järjestettiin erillinen esittelytilaisuus.

On ennenaikaista aloittaa arviointi strategian vastaanottamisesta vielä tässä vaiheessa. Lienee mielekkäämpää tarkastella kuinka siinä olevia ehdotuksia on alettu toteuttaa.

Yliopiston kirjastotoimikunta aloitti toimintansa syksyllä 1999 vararehtori Raija Sollamon johdolla. Toimikunta on parhaillaan järjestämässä strategiaseminaaria, jossa tullaan suunnittelemaan kirjastotoimintaa ja sen rahoitusta Helsingin yliopistossa. Atk-asioiden osalta se on ottanut kantaa mm. verkossa tarjottavien elektronisten aineistojen ylläpito- ja koordinointikysymyksiin Helsingin yliopistossa. Yliopistolla on osa-aikainen sihteeri, joka huolehtii yhdessä atk-neuvottelukunnan kanssa verkkoaineiston käytön koulutuksesta sekä toimii FinElib-aineistojen koordinoijana yliopiston kirjastoille.

Kampusten kirjastotoimikunnat ovat järjestäytyneet tai järjestäytymässä. Nopeimmin toimintansa aloitti keskustakampuksen kirjastotoimikunta, joka on kokoontunut säännöllisesti syyskuusta 1998 lähtien. Toimikunnan puheenjohtaja on kokenut "kirjastostrategikko" professori Arto Mustajoki. Muut jäsenet ovat kirjastoasioista kiinnostuneita keskustatiedekuntien dekaaneita, professoreja ja opiskelijoita. Kirjastoasiantuntemuksesta vastaavat Helsingin yliopiston kirjaston, Opiskelijakirjaston sekä tiedekuntakirjastojen ja kirjastohenkilökunnan edustajat. Toimikunta päätti palkata sihteerin, jonka tehtäviin kuuluu keskustakampuksen yhteisten asioiden koordinointi ja kokousten sihteerin tehtävät. Atk-puolen asiantuntijoiksi kutsuttiin edustajat yliopiston atk-osastosta ja kirjastojen atk-neuvottelukunnasta sekä tilasuunnittelun asiantuntijaksi arkkitehti Eija Vuori yliopiston teknilliseltä osastolta.

Keskustakampuksen kirjastotoimikunta on aloittanut työn kampuksen kehittämissuunnitelman laatimiseksi. Sitä varten on kartoitettu opiskelijoiden ja tiedekuntien opettajien ja tutkijoiden tarpeita ja toivomuksia kampuksen kirjastopalveluiden kehittämiseksi.

Viikin kampuksella on edetty yhteisen kirjaston suunnittelussa niin pitkälle, että muutto kampukselle alkaa kesällä 1999. Kirjaston nimenä on Viikin tiedekirjasto. Uuden kirjaston johtosääntö hyväksyttiin yliopiston konsistorissa joulukuussa 1999. Viikin tiedekirjasto on biotekniikan instituutin, kasvatustieteellisen tiedekunnan, maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan ja matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan yhteinen erillinen laitos. Organisaatiomalli on Helsingin yliopistossa ainoa laatuaan. Viikin kampustoimikunnan tehtäviä on väliaikaisesti hoitanut ns. johtosääntötyöryhmä. Sen puheenjohtajana on toiminut professori Eero Puolanne maatalous-metsätieteellisestä tiedekunnasta. Johtosäännön mukaan kirjaston johtokuntaan kuuluu 13 jäsentä, jotka edustavat Viikkiin muuttavia tiedekuntia . Kirjaston henkilökunta valitsee keskuudestaan yhden jäsenen ja em. tiedekuntien opiskelijat kolme jäsentä. Johtokuntaa ollaan kokoamassa, ja näyttää siltä, että se voisi samalla täyttää Viikin kampustoimikunnan tehtävän. Viikin kampuksen atk-toimintaa ollaan vasta suunnittelemassa tätä kirjoitettaessa.

Meilahden kampuksella järjestäytyminen on vielä kesken. Kirjastotoiminta on kokenut suuria muutoksia laitoskirjastojen yhdistymisvaiheessa. Terveystieteiden keskuskirjaston uusien tilojen käyttöönotto ja kirjastonjohtajan vaihtuminen ovat viivyttäneet kampustoimikunnan työn aloittamista.

Kirjastostrategian keskeinen ajatus kirjastojen yhteistyön löytämisestä mahdollisimman hyvien palveluiden luomiseksi on saavuttanut vastakaikua jo strategian laatimisvaiheessa. Viikin kirjastojen yhdistymishanke on oiva esimerkki strategian keskeisten ideoiden toteutumisesta. Samaan suuntaan ollaan menossa Meilahden kampuksella, missä lääketieteellisen tiedekunnan laitoskirjastot ovat yhdistäneet toimintojaan. Keskustakampukselle perustettiin humanistisen tiedekunnan laitoskirjastoja yhdistämällä uusi laitosryhmäkirjasto, jonka nimenä on Unioninkatu 38:n kirjasto. Myös muita kirjastotoimintoihin liittyviä yhteistyöhankkeita on suunnitteilla .

Edellä mainitut yhdistämistoimenpiteet voidaan nähdä pyrkimyksenä suurempiin yksiköihin, joissa entistä paremmin voidaan toteuttaa palvelukirjaston tehtävää. Sitä missä määrin kehittämisstrategian muut odotukset täyttyvät ei vielä voida arvioida, mutta suunta näyttää kuitenkin olevan pääsääntöisesti sen keskeisten tavoitteiden hyväksyminen ainakin kirjastoissa.

Tuula Ruhanen, kirjastonjohtaja
Helsingin yliopisto,
Kasvatustieteellisen tdk:n kirjasto
email: Tuula.Ruhanen@helsinki.fi