|
Elektronisten aineistojen hallinnointijärjestelmät :
|
|
Pääkirjoitus Artikkelit Uutisia, ajankohtaista |
Tämän päivän kirjasto- ja informaatiotyöhön liittyy jo lukematon määrä erilaisia enemmän tai vähemmän kryptisiä kirjainyhdistelmiä. Uusin niistä on ERM, Electronic Resource Management, eli suomeksi elektronisten aineistojen hallinnointijärjestelmä. Kansalliskirjasto järjesti yhdessä Helsingin yliopiston kirjastopalvelujen koordinointiyksikön kanssa seminaarin aiheesta syyskuussa 2006. Artikkelin yleinen osuus perustuu Ron Daviesin esitelmään tässä seminaarissa. Ron Davies on tietojärjestelmäkonsultti, joka työskentelee tällä hetkellä kirjastojen kehittämisasioiden parissa Euroopan komission Koulutus- ja kulttuuriosastolla (Directorate General for Education and Culture). Esitelmän alkuperäiset PowerPoint -kalvot löytyvät osoitteesta: http://www.kansalliskirjasto.fi/finelib/koulutus/ERM_06.html (vaativat FinELib -konsortion käyttäjätunnuksen)
Elektronisten aineistojen tarjonta kasvaa koko ajan. Lisäksi käyttäjät ovat tottuneet saamaan monilta palveluntarjoajilta hakemansa vain parilla napin painalluksella ja tämä heijastuu heidän odotuksiinsa myös kirjastopalvelujen suhteen. Paineet kohdistuvat paitsi sisältöihin, myös käytettävyyteen. Kirjaston käyttäjät haluavat viitetietojen ja monimutkaisten tilauskäytäntöjen sijasta päästä suoraan käsiksi itse tietoon, mieluiten ajasta ja paikasta riippumatta, useiden eri kanavien kautta. Aineistosta olisi saatava näkyville sekä kokoelmatiedot että aineistokohtaiset sopimusehdot. Jos julkaisusta on olemassa muita versioita, pitäisi tieto niidenkin saatavuudesta löytyä helposti. Elektronisten aineistojen hankinta eroaa jo prosessina perinteisestä painetun julkaisun ostamisesta. Konsortion keskitetty hankinta vaatii toisen tyyppistä koordinointia kuin yksittäisessä toimipisteessä. Nykyisten kirjastojärjestelmien hankintamodulit eivät enää riitä tähän työvälineeksi.
ERM-järjestelmän vaatimuksetDigital Library Federation (DLF) on laatinut suosituksen koskien ERM-järjestelmiä. Se perustuu Tim Jewellin vuonna 2001 tekemään selvitykseen ja vuonna 2002 pidettyyn työpajaan. Lopullinen raportti valmistui vuonna 2004. Se on luettavissa verkossa osoitteessa http://www.diglib.org/pubs/dlfermi0408/. Kaavio: Elektronisen aineiston hallinnoinnin työnkulku DLFn raportin mukaan (suomennettu Ron Daviesin kalvolta)
DLFn raportti luettelee yli 150 toiminallista vaatimusta ERM-järjestelmälle. Rankasti yksinkertaistettuna ominaisuudet voidaan ryhmitellä seuraavasti:
Dataan liittyvistä vaatimuksista olennaisimpia ovat mahdollisuus sen hallintaan yhdestä paikasta ja integrointi kirjastojärjestelmien, portaalien ja linkityspalvelimien kanssa sekä mahdollisuus tuoda tietoa myös ulkopuolisista lähteistä. Aineiston valinta- ja hankintavaiheessa pitää voida tallentaa tietoa paitsi myyjä/välittäjäorganisaatiosta ja yhteyshenkilöistä, myös esimerkiksi hinnoittelumallista, lisenssisopimuksesta, peruutusehdoista, arkistointioikeuksista ja mahdollisesta painetun rinnakkaisversion tilauksesta. Järjestelmän on kyettävä tukemaan työnkulkua testikäytöstä tilauksen lopettamiseen. Määrärahaseuranta-, tilaus- ja maksuliikenneominaisuudet ovat kirjastoille tärkeitä, konsortiokäytössä tarvitaan lisäksi mahdollisuus hallinnoida kustannusten jakoa. Aineistoa käyttöön tarjottaessa joudutaan hallinnoimaan erilaisia käyttäjäryhmiä, käyttäjätunnuksia ja autentikointitietoja. Järjestelmän on kyettävä tukemaan proxypalvelimia ja sen on tarjottava käyttäjille konfigurointitiedot eri protokollia (Z39.50, OpenURL) varten. Lisenssiehdot on voitava tallentaa palvelukohtaisesti ja olisi hyvä, jos sopimustekstin voisi linkata sähköisessä muodossa suoraan kunkin aineiston yhteyteen, jotta myös käyttäjä voi tarkistaa mitä ehtoja kyseisen aineiston käyttöön liittyy. Kirjautumisten ja väärinkäytön yritysten hallinta on tietenkin välttämätön. Käytön tilastoinnin tulisi myös hoitua helposti samalla järjestelmällä.
Kehittyvä Halti hankinnan ja portaaliylläpidon apunaFinELibin palvelutoimistossa on käytetty tietokantaa elektronisten aineistojen hallinnointiin jo usean vuoden ajan. Toiminnan kasvaessa todettiin vuonna 2003, että vanha tietokanta ei enää pysty mukautumaan uusiin tarpeisiin ja alettiin suunnitella uutta. Uusi Halti-tietokanta avattiin tämän vuoden helmikuussa. Tietokannassa on tiedot FinELibin hankkimista lähes 300 tietokannasta sekä 110:stä aineistoja tilaavasta organisaatiosta. Haltin käyttäjinä ovat FinELib-konsortion jäsenkirjastot ja FinELibin palvelutoimisto. Vaikka Halti-tietokanta onkin jo käytössä, se ei ole vielä valmis. Haltia kehitetään yhdessä kirjastojen kanssa ja lisätään asiakaskäyttöliittymään ominaisuuksia sen perusteella minkälaista palautetta käyttäjiltä saadaan. Tavoitteena on saada Haltista toimiva työkalu FinELib-konsortion aineistohankinnan tueksi sekä FinELib-palveluyksikölle että jäsenkirjastoille, e-aineistojen hankintaprosessin kaikkiin eri vaiheisiin siten, että kaikki tarvittava tieto löytyy yhdestä paikasta. Tällä hetkellä asiakas voi Haltista tarkastella omia aineistotilauksiaan ja päivittää omat yhteystietonsa. Jos aineiston käytössä on ongelmia, asiakas voi tarkistaa, että IP-osoitteet on määritelty oikein ja tarvittaessa ottaa yhteyttä joko FinElibin aineistoyhteyshenkilöön tai aineiston tarjoajan yhteyshenkilöön. Kaikki nämä yhteystiedot löytyvät Haltista. Haltista löytyy tietoja aineistoista ja sopimuksista jo nyt monipuolisesti, ja aineiston perustietoihin on linkitetty mm. aineistokohtaiset lehti- ja kirjalistat. Aineistojen kuvaukset ovat tulossa Haltiin. Näihin kuvaustietoihin on mahdollista linkittää yksityiskohtaisempaa tietoa sopimuksista ja sopimusehdoista. Tilaajatiedoista voi tarkistaa, paljonko tilaajia aineistolla on eri sektoreilla. Käyttötilastoja on jo nyt tarjolla sekä sektoreittain että organisaatioittain. Suuren osan tiedoista saa Haltista sekä taulukkolaskentaohjelmien tunnistamassa csv-muodossa että suoraan Excel-muotoisena. Asiakkaiden käyttöön on tulossa raportteja, joiden avulla voi tutkia aineistojen käytön ja hankinnan trendejä, hintojen muutoksia sekä aineistoon liittyviä tunnuslukuja, kuten artikkelilatauksen tai haun hintaa. Raportteihin on mahdollisuus määritellä useita eri muuttujia ja niistä saa tietoa avuksi aineistohankinnan päätöksentekoon. Haltiin on asiakkaiden palvelun ja aineistojen saavutettavuuden parantamiseksi tulossa myös portaalitietojen kokonaisuus. Vielä tämän vuoden puolella kirjastojen portaaliylläpitäjät löytävät kaiken Nellin ylläpitoon tarvitsemansa tiedon keskitetysti yhdestä paikasta: Halti kertoo aineiston portaaliyhteensopivuuden ja aineistojen konfigurointiin ja linkitykseen tarvittavat tiedot löytyvät kunkin aineiston kohdalta. Organisaatiokohtaiset ylläpitoon tarvittavat tiedot, kuten instanssit ja tilastoajojen ajastustiedot, voi myös tarkistaa Haltin portaalitiedoista. Tällä hetkellä Haltista löytyy jo aineistokohtaisesti MetaLib-autentikointitunnuksia. Suomessa FinELibin kaltaisella koko maan kattavalla konsortiolla on hallittavanaan valtavat elektroniset aineistovarannot ja monenlaiset lisenssisopimukset. Kustannukset on jaettava lukuisien erityyppisten ja –kokoisten laitosten kesken. Kaikki nämä näkökulmat puoltavat keskitetyn ERM-järjestelmän hankintaa. Toisaalta kukin konsortioon kuuluvista laitoksista hankkii aineistoja myös itsenäisesti ja tarjoaa niitä asiakkailleen omien kirjasto- ja portaalijärjestelmiensä kautta. Se ERM-järjestelmä mikä tuntuu yhdestä sopivalta, ei ehkä olekaan ideaalinen toisen toimintaympäristössä. Tulevaisuus näyttää mihin Haltin rahkeet riittävät ja tarvitseeko konsortio Haltin lisäksi tai Haltia korvaamaan kaupallisen ERM-ohjelmiston. Monia ERM-järjestelmiä koskevista suosituksista on Haltissakin toteutettu ja näyttääkin siltä, että kokonaisuudesta on muodostumassa todellinen toimiva työkalu kirjastojen käyttöön. Halti on jo saanut hyvää palautetta käytettävyydestään. Tulevaisuudessa sen avulla on mahdollista säästää työtä ja työaikaa ja saada apua aineistojen valintaan, hankintaan ja käyttöönottoon. Kehittämisprosessi on joustava, jolloin järjestelmää voidaan räätälöidä erityisesti suomalaisen konsortion ja aineistojen hankintamallin tarpeisiin. Asiakkaiden aktiivinen ote on kuitenkin välttämätön, jos halutaan kehittää työnkulkua mahdollisimman hyvin tukeva täsmätuote prosessin jokaiseen vaiheeseen.
|
|
Tietolinja 02/2006 |
Leena Salminen, suunnittelija Laila Heinemann, atk-erikoistutkija PL 26 (Teollisuuskatu 23), 00014 Helsingin yliopisto
|
