Ajatuksia ammattikorkeakoulukirjastojen ja yliopistokirjastojen yhteistyöstä

Katri Vänttinen

Virallinen alkuvihellys yhteistyöhön

Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen kirjastot saivat vauhtia keskinäisen yhteistyönsä edistämiseen, kun Helsingin yliopiston kirjasto asetti työryhmän selvittämään yhteistyön tarvetta ja muotoja sekä luomaan paikallisen yhteistyön linjauksia. Työryhmän jäsenet kutsuttiin Yliopistokirjastojen neuvostosta ja Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvoston (ARENE) asettamasta kirjasto- ja tietopalvelutyöryhmästä. Halua yhteistyöhön oli ollut jo aikaisemminkin, mutta sen käynnistymistä hidasti vakiintuneiden yhteistyömuotojen ja -kanavien puuttuminen olemassaolevien kirjastoverkostojen suuntaan ja myös uusien ammattikorkeakoulukirjastojen kesken. Lisäksi vastasyntyneiden ammattikorkeakoulukirjastojen energia oli kulunut monissa tapauksissa perustamistyöhön ja kirjaston aseman vakiinnuttamiseen omassa kehysorganisaatiossa. 

AMYLIksi nimensä lyhentänyt työryhmä kokoontui viisi kertaa tammi-elokuun aikana ja toimeksiantonsa mukaisesti se sai työnsä päätökseen 31.8.1998. Ryhmän puheenjohtajana toimi Marja Widenius Kemi-Tornion ammattikorkeakoulusta ja sihteerinä Marit Olander Helsingin yliopiston kirjastosta. Työryhmän jäseninä olivat Arja-Riitta Haarala Tampereen teknillisestä korkeakoulusta, Esa Lempiäinen Satakunnan ammattikorkeakoulusta, Inkeri Salonharju Helsingin yliopiston kirjastosta, Eila Tapio Oulun yliopiston kirjastosta ja Katri Vänttinen Helsingin ammattikorkeakoulusta. 

Työryhmän työskentelyä leimasi avoin, vilkas ja aivoriihimäinen keskustelu, johon ryhmän jäsenet osallistuivat innokkaasti. Heti työn alussa todettiin, että yhteistyö on edullista kummallekin sektorille: siinä missä yliopistokirjastojen vahvuuksiksi tiedetään kokemus, koko, keskinäinen verkottuminen ja ajallisesti kattavat kokoelmat, nähdään ammattikorkeakoulukirjastot nopeasti kehittyvinä, pieninä (lue: ketterinä), yhteistyöhaluisina ja kokoelmiltaan ajantasaisina. Tällä ei tarkoiteta sitä, etteikö kaikkia edellä kuvattuja ominaisuuksia voisi löytyä molemmilta sektoreilta. Voitaneen kuitenkin todeta, että yhteistyöllä kirjastot voivat tehokkaammin hyödyntää sekä omia että toisten vahvuuksia ja samalla heikkoudet eliminoituvat. Tuloksena saavutetaan kiistaton hyöty: parempi palvelu asiakkaalle. 

Ryhmän työskentelyä tehosti avoimen keskusteluilmapiirin lisäksi myös se, että ryhmän puheenjohtaja Marja Widenius ja sihteeri Marit Olander ryhtyivät jo varhain työskentelyn aikana työstämään keskusteluja loppuraportiksi. Luonnosvaiheessa raporttiin kirjattiin provokatiivisiakin pohdiskeluja, jotka herättivät vilkasta keskustelua ja jalostuivat edelleen konkreettisiksi toimenpide-ehdotuksiksi. Tällainen prosessikirjoittamismalli tuntuu sopivan työskentelymenetelmäksi etenkin silloin kun on nopealla aikataululla luotava järjestystä laajaan asiakenttään. 

Yhteistyön kohteet ryhmiteltiin viiteen alueeseen: 

1.  Yhteistyön edellytykset ja yhteistyön järjestäminen 
2.  Järjestelmä- ja yhteisluetteloyhteistyö 
3.  Palvelu- ja kokoelmayhteistyö 
4.  Henkilöstöyhteistyö 
5.  Muu yhteistyö

Perusedellytykset

Yhteistyön käytännön järjestämiseksi ehdotetaan, että ammattikorkeakoulut palkkaavat yhdessä ammattikorkeakoulukirjastoja varten yhteistyösihteerin, joka koordinoi käytännön yhteistyötä ja hoitaa niiden yhteisiä tehtäviä. Tämän ehdotuksen täytäntöönpano luo mahdollisuuden amk-kirjastojen yhteistyön kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja erilaisten projektien valtakunnalliseen koordinointiin ja tehokkaaseen toimeenpanoon. Tähän asti yliopistokirjastojen yhteistyösihteeri on tiedottanut yhteistyömahdollisuuksista postituslistojen ja ARENEn kirjasto- ja tietopalvelutyöryhmän jäsenten kautta, mutta tiedonkulku ja erilaisten hankkeiden käynnistyminen on ajoittain viivästynyt, koska ARENEn ryhmän jäsenet pystyvät hoitamaan yhteisiä asioita vain oman toimensa ohella. 
 

Kirjastojärjestelmiä ja yhteisluetteloita

Yhtenä tärkeänä yhteistyökohteena nähdään LINNEA-yhteisluettelotietokannat, joista tärkeimpinä LINDA ja ARTO. LINDA ei kuitenkaan nykyisellään palvele kaukopalvelun ja luetteloinnin apuvälineenä niin hyvin kuin se voisi, koska se ei sisällä amk-kirjastojen kokoelmatietoja (paitsi Porin teknillisen kirjaston kokoelmatiedot). Amk-kirjastojen kokoelmat ovat ajantasaisia, ne kattavat monia erikoisaloja ja ovat suuruudeltaankin 2 miljoonaa nidettä eli n. 10 % yliopistojen kokoelmista. Näyttäisi tarkoituksenmukaiselta sisällyttää tiedot LINDAan, jolloin myös yliopistokirjastot hyötyisivät päästessään hyödyntämään myös amk-kirjastojen kokoelmia kaukopalvelussa ja luettelointitietueiden poiminnassa. Toimenpide-ehdotukseksi on kirjattu, että yliopistokirjastot ja ammattikorkeakoulukirjastot selvittävät yhdessä, millä edellytyksillä ja kustannuksilla ammattikorkeakoulukirjastot voivat liittyä LINDA-yhteisluetteloon. 

Yliopistojen LINNEA2 -hanke näyttänee, onko tarkoituksenmukaista ylläpitää yhtä suurta LINDA-tietokantaa vai rakennetaanko virtuaalinen yhteisluettelo fyysisesti erillisistä tietokannoista, jolloin erilaiset kirjastojärjestelmätkään eivät välttämättä olisi yhteisluettelon este. 

Jo ennen mahdollista yhteisluetteloa amk-kirjastot tarvitsevat nykyistä toimivamman yhteystavan LINNEA-perheen tietokantoihin. Tällä hetkellä suurin osa amk-kirjastojen LINNEA-käytöstä perustuu aikaveloitteisiin sopimuksiin, jolloin asiakkaiden itsenäiskäyttö on käytännössä mahdotonta. Siksi ehdotetaankin, että ammattikorkeakoulukirjastot muodostavat yhteisen konsortion, joka solmii Helsingin yliopiston kirjaston kanssa sopimuksen LINNEA-palvelujen käytöstä. Valtakunnallisella yhteislisenssillä turvataan yksittäiselle kirjastolle mahdollisuus tarjota LINNEA-tietokantoja opettajien ja opiskelijoiden omatoimiseen käyttöön. 

Välittömästi toteuttamiskelpoisia ehdotuksia tällä alueella on kaksi: 
 Ammattikorkeakoulukirjastojen kausijulkaisujen varastotiedot tallennetaan LINDAan ja ammattikorkeakoulut ryhtyvät resurssiensa mukaan ARTO- ja VIOLA-tiedontuottajiksi omien kokoelmiensa erikoisalueilla. Kausijulkaisujen varastotietojen tallentamisesta on keskusteltu jo aikaisemminkin, mutta käytännön järjestelyt ovat vielä kesken. Amk-kirjastojen yhteistyösihteerin palkkaaminen nopeuttaisi tätäkin hanketta. 
 

Palvelu- ja kokoelmayhteistyöhön

Palvelusopimusten tulee kuitenkin perustua todelliseen käyttöön, ei arvioihin. Etenkin yliopistopaikkakunnilla näyttää siltä, että amk-opiskelijat käyttävät yliopistokirjastoja paljon. Toisaalta näyttää myös siltä, että yliopistojen tiettyjen alojen opiskelijat käyttävät paljon vastaavan alan amk-kirjastoja (esim. hoitotiede). Käytön selvittämiseksi esitetään toimenpide-ehdotuksena seuraavaa: Yliopistokirjastojen vuoden 1999 otannan yhteydessä selvitetään käyttäjien taustaorganisaatiot. ARENE:n kirjasto- ja tietopalveluryhmä järjestää samanlaisen selvityksen samoina otantapäivinä ammattikorkeakoulukirjastoissa. Lisäksi tutkitaan, kuinka paljon ammattikorkeakouluissa käytetään samoja kurssikirjoja kuin yliopistoissa. Näillä selvityksillä saadaan arvokasta täsmätietoa ristiinkäytön volyymistä pohjaksi neuvotteluille mahdollisista palvelusopimuksista. 

Palvelusopimukset herättivät AMYLI-ryhmässä paljon keskustelua, koska kattavia käyttäjäselvityksiä ei vielä ole tehty. Joitakin palvelusopimuksia on kuitenkin jo olemassa tai niitä on tekeillä. Esimerkiksi Helsingissä ammattikorkeakoulu on tehnyt yliopiston hammaslääketieteen laitoksen kanssa määräaikaisen palvelusopimuksen, jolla se ostaa yhden yksikkönsä tarvitsemat kirjastopalvelut kokonaan yliopiston hammaslääketieteen laitoskirjastosta. Sopimus vaikuttaa tarkoituksenmukaiselta, koska yliopiston hammaslääketieteen laitos ja ammattikorkeakoulun suun terveydenhuollon yksikkö toimivat samassa kiinteistössä ja osin jopa samassa kerroksessa. Tähän mennessä palautetta on saatu vain epämuodollisella tasolla, koska sopimus on alle vuoden ikäinen. Keskustelua ja kritiikkiäkin on puolin ja toisin virinnyt mm. sopimuksen hinnasta, palvelujen käyttöasteesta, käyttäjien taidoista sekä kirjallisuuden saatavuudesta. Palvelusopimusta ei ole vielä osattu hyödyntää tehokkaimmalla mahdollisella tavalla, mutta AMYLIn loppuraportin otsikkoa lainaten käytettävissä on mahdollisuuksien verkosto, jonka hyödyntämisen opettelu ottaa aikansa. Piakkoin ovat käsillä sopimuksen jatkoneuvottelut, joissa on pyrittävä hiomaan sopimuksen sisältöä molempia osapuolia tyydyttäväksi. Helsingissä on vireillä myös muita yhteistyöneuvotteluja: vuonna 1997 perustettiin neuvottelukunta, jonka osapuolina ovat Terveystieteiden keskuskirjasto TerKKo ja Helsingin ammattikorkeakoulu. Neuvottelukunnassa on sovittu mm. ehdoista, joilla ammattikorkeakoulu on ostanut TerKKolta tiedonlähdekoulutusta opiskelijoilleen ja henkilöstölleen. Koulutuksesta saadut kokemukset ovat olleet molemmin puolin erittäin myönteisiä. Myös hankinta-, luettelointi- ja kokoelmayhteistyöstä on neuvoteltu. 

Verkon välityksellä tarjottavat kirjastopalvelut ovat kasvava ja luonteva yhteistyöalue. Ammattikorkeakoulut ovat jo mukana FinELibissä, vaikka niiltä puuttuu keskitetty rahoitus. Siksi toimenpide-ehdotuksena esitetään, että opetusministeriön ammattikorkeakouluyksikön toivotaan tukevan keskitetyllä rahoituksella ammattikorkeakoulukirjastojen osallistumista Kansallisen elektronisen kirjaston (FinELib) ohjelmaan. Lisäksi ehdotetaan, että ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastot perustavat konsortioita hankkiakseen verkkoaineistoja yhteiskäyttöön. Aineistoon liittyvää käyttäjäkoulutusta järjestetään yhdessä. 

Myös muuhun kokoelmatyöhön ehdotetaan yhteistyötä: ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastot pyrkivät yhdessä koordinoimaan aineiston valintaa ja hankintaa tarpeettoman päällekkäisyyden vähentämiseksi ja järjestävät paikallisia hankintayhteistyökokeiluja. 

Kirjastojen välinen kaukopalvelu on jo pitkään ollut itsestäänselvä yhteistyömuoto. Varastokirjastolla on tässä tehtävässä oma erikoisasemansa. Ammattikorkeakoulukirjastot ovat kiinnostuneita osallistumaan Varastokirjaston palvelujen kehittämistyöhön, joten Varastokirjaston johtokuntaa ehdotetaan täydennettäväksi ammattikorkeakoulukirjastojen edustajalla. 
 

Koulutusta, osaamista ja muutakin yhteistyötä

Seuraavat kaksi ehdotusta palvelevat asiakkaiden itseohjautuvuuden tukemista: 

1. Ammattikorkeakouluopiskelijoiden yliopistonkirjastonkäytön koulutusta pyritään lisäämään, jotta kaikki opiskelijat  omaksuvat riittävät tiedonhakuvalmiudet.
2. Asiakkaiden tiedonhallintataitoja vahvistetaan koulutusyhteistyöllä. Erityisesti tutkitaan mahdollisuuksia lisätä valmiiden koulutuspakettien käyttöä ja verkko-opetusta.

Toimenpide-ehdotuksista toimeenpanoon

Raportissa esitetyt toimenpide-ehdotukset odottavat nyt nopeaa toimeenpanoa. ARENEn kirjasto- ja tietopalvelutyöryhmä on jo tehnyt ARENEn hallitukselle esityksen kirjastojen yhteistyösihteerin palkkaamisesta opetusministeriön tuella. Tulevalla yhteistyösihteerillä on edessään mittava urakka, mutta kiitolliseksi urakan tekee se, että tulokset ovat nähtävissä nopeasti. 
 

Katri Vänttinen, informaatikko 
Helsingin ammattikorkeakoulu 
Kirjasto- ja tietopalvelut 
Email: kati.vanttinen@hkiamk.fi

Tietolinja 2/1998