Tietolinja

Tietolinja
2/1998


PÄÄKIRJOITUS 

ARTIKKELIT 

UUTISIA, 
AJANKOHTAISTA 

Ajatuksia ammattikorkeakoulukirjastojen ja yliopistokirjastojen yhteistyöstä

Katri Vänttinen



AMYLI eli ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastojen yhteistyötä pohtiva työryhmä asetettiin 30.1.1998, ja se sai työnsä päätökseen 31.8.1998. Työryhmässä käytyjen vilkkaiden keskustelujen pohjalta on laadittu loppuraportti, jossa esitetään 19 toimenpide-ehdotusta. Toimenpide-ehdotusten nopea toteuttaminen antaa tuntuvan alkuvauhdin kirjastojen väliselle yhteistyölle. 
 

 

Virallinen alkuvihellys yhteistyöhön

Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen kirjastot saivat vauhtia keskinäisen yhteistyönsä edistämiseen, kun Helsingin yliopiston kirjasto asetti työryhmän selvittämään yhteistyön tarvetta ja muotoja sekä luomaan paikallisen yhteistyön linjauksia. Työryhmän jäsenet kutsuttiin Yliopistokirjastojen neuvostosta ja Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvoston (ARENE) asettamasta kirjasto- ja tietopalvelutyöryhmästä. Halua yhteistyöhön oli ollut jo aikaisemminkin, mutta sen käynnistymistä hidasti vakiintuneiden yhteistyömuotojen ja -kanavien puuttuminen olemassaolevien kirjastoverkostojen suuntaan ja myös uusien ammattikorkeakoulukirjastojen kesken. Lisäksi vastasyntyneiden ammattikorkeakoulukirjastojen energia oli kulunut monissa tapauksissa perustamistyöhön ja kirjaston aseman vakiinnuttamiseen omassa kehysorganisaatiossa. 

AMYLIksi nimensä lyhentänyt työryhmä kokoontui viisi kertaa tammi-elokuun aikana ja toimeksiantonsa mukaisesti se sai työnsä päätökseen 31.8.1998. Ryhmän puheenjohtajana toimi Marja Widenius Kemi-Tornion ammattikorkeakoulusta ja sihteerinä Marit Olander Helsingin yliopiston kirjastosta. Työryhmän jäseninä olivat Arja-Riitta Haarala Tampereen teknillisestä korkeakoulusta, Esa Lempiäinen Satakunnan ammattikorkeakoulusta, Inkeri Salonharju Helsingin yliopiston kirjastosta, Eila Tapio Oulun yliopiston kirjastosta ja Katri Vänttinen Helsingin ammattikorkeakoulusta. 

Työryhmän työskentelyä leimasi avoin, vilkas ja aivoriihimäinen keskustelu, johon ryhmän jäsenet osallistuivat innokkaasti. Heti työn alussa todettiin, että yhteistyö on edullista kummallekin sektorille: siinä missä yliopistokirjastojen vahvuuksiksi tiedetään kokemus, koko, keskinäinen verkottuminen ja ajallisesti kattavat kokoelmat, nähdään ammattikorkeakoulukirjastot nopeasti kehittyvinä, pieninä (lue: ketterinä), yhteistyöhaluisina ja kokoelmiltaan ajantasaisina. Tällä ei tarkoiteta sitä, etteikö kaikkia edellä kuvattuja ominaisuuksia voisi löytyä molemmilta sektoreilta. Voitaneen kuitenkin todeta, että yhteistyöllä kirjastot voivat tehokkaammin hyödyntää sekä omia että toisten vahvuuksia ja samalla heikkoudet eliminoituvat. Tuloksena saavutetaan kiistaton hyöty: parempi palvelu asiakkaalle. 

Ryhmän työskentelyä tehosti avoimen keskusteluilmapiirin lisäksi myös se, että ryhmän puheenjohtaja Marja Widenius ja sihteeri Marit Olander ryhtyivät jo varhain työskentelyn aikana työstämään keskusteluja loppuraportiksi. Luonnosvaiheessa raporttiin kirjattiin provokatiivisiakin pohdiskeluja, jotka herättivät vilkasta keskustelua ja jalostuivat edelleen konkreettisiksi toimenpide-ehdotuksiksi. Tällainen prosessikirjoittamismalli tuntuu sopivan työskentelymenetelmäksi etenkin silloin kun on nopealla aikataululla luotava järjestystä laajaan asiakenttään. 

Yhteistyön kohteet ryhmiteltiin viiteen alueeseen: 

1.  Yhteistyön edellytykset ja yhteistyön järjestäminen 
2.  Järjestelmä- ja yhteisluetteloyhteistyö 
3.  Palvelu- ja kokoelmayhteistyö 
4.  Henkilöstöyhteistyö 
5.  Muu yhteistyö
Toimenpide-ehdotuksia kirjattiin yhteensä 19, joista suurin osa edellyttää toimenpiteitä nimenomaan ammattikorkeakouluilta. Tässä kirjoituksessa esitellään toimenpide-ehdotukset, osa kommenttien kera. Raportti Mahdollisuuksien verkosto : Ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastojen yhteistyön toimintastrategia on kokonaisuudessaan luettavissa verkosta osoitteessa http://www.tokem.fi/amk/kirjasto/amyli/
 

Perusedellytykset

Yhteistyön perusedellytyksiksi nähtiin avoimuus ja vastavuoroisuus, ja toimenpide-ehdotuksena esitetään, että kaikki ammattikorkeakoulukirjastot ovat avoimia kirjastoja 1.1.2000 mennessä. Avoimuusperiaate on haaste ammattikorkeakoulukirjastoille, joista jotkut ovat tähän asti rajanneet palvelunsa vain oman organisaation asiakkaille. Perusteluna käyttörajoituksille on useimmiten ollut tarve turvata oman organisaation kirjasto- ja tietopalvelut, mihin vähäisten resurssien on katsottu juuri ja juuri riittävän. Työryhmän näkemys on, että julkisin varoin ylläpidettävien organisaatioiden tulisi tarjota ainakin osa palveluistaan myös oman organisaation ulkopuolisille asiakkaille. Mikäli kirjasto kuitenkin päättää keskittyä vain sisäisten asiakkaiden tarpeisiin, se samalla rajaa itsensä kirjastojen yhteistyöverkoston ulkopuolelle ja tarvitessaan palveluja muilta kirjastoilta se joutuu yritystietopalvelujen tapaan ostamaan ne. 

Yhteistyön käytännön järjestämiseksi ehdotetaan, että ammattikorkeakoulut palkkaavat yhdessä ammattikorkeakoulukirjastoja varten yhteistyösihteerin, joka koordinoi käytännön yhteistyötä ja hoitaa niiden yhteisiä tehtäviä. Tämän ehdotuksen täytäntöönpano luo mahdollisuuden amk-kirjastojen yhteistyön kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja erilaisten projektien valtakunnalliseen koordinointiin ja tehokkaaseen toimeenpanoon. Tähän asti yliopistokirjastojen yhteistyösihteeri on tiedottanut yhteistyömahdollisuuksista postituslistojen ja ARENEn kirjasto- ja tietopalvelutyöryhmän jäsenten kautta, mutta tiedonkulku ja erilaisten hankkeiden käynnistyminen on ajoittain viivästynyt, koska ARENEn ryhmän jäsenet pystyvät hoitamaan yhteisiä asioita vain oman toimensa ohella. 
 

Kirjastojärjestelmiä ja yhteisluetteloita

Ammattikorkeakoulujen kirjastojärjestelmätilanne on varsin kirjava: käytössä on lukuisia omia järjestelmiä ja myös yhteisjärjestelmiä yleisten kirjastojen kanssa. Toimenpide-ehdotukseksi on kirjattu, että ammattikorkeakoulukirjastot selvittävät kirjastojärjestelmiensä nykytilan ja mahdollisen uusimistarpeen. Kartoituksen jälkeen tulee päättää jatkotoimenpiteistä. Yliopistojen kirjastojärjestelmän uusimishankkeeseen (LINNEA2) amk-kirjastot sisällytettiin optiona, eli niiden on mahdollista hankkia sama järjestelmä kuin yliopistokirjastot, mikäli ne omassa selvityksessään päätyvät tavoittelemaan keskenään yhteistä järjestelmää. 

Yhtenä tärkeänä yhteistyökohteena nähdään LINNEA-yhteisluettelotietokannat, joista tärkeimpinä LINDA ja ARTO. LINDA ei kuitenkaan nykyisellään palvele kaukopalvelun ja luetteloinnin apuvälineenä niin hyvin kuin se voisi, koska se ei sisällä amk-kirjastojen kokoelmatietoja (paitsi Porin teknillisen kirjaston kokoelmatiedot). Amk-kirjastojen kokoelmat ovat ajantasaisia, ne kattavat monia erikoisaloja ja ovat suuruudeltaankin 2 miljoonaa nidettä eli n. 10 % yliopistojen kokoelmista. Näyttäisi tarkoituksenmukaiselta sisällyttää tiedot LINDAan, jolloin myös yliopistokirjastot hyötyisivät päästessään hyödyntämään myös amk-kirjastojen kokoelmia kaukopalvelussa ja luettelointitietueiden poiminnassa. Toimenpide-ehdotukseksi on kirjattu, että yliopistokirjastot ja ammattikorkeakoulukirjastot selvittävät yhdessä, millä edellytyksillä ja kustannuksilla ammattikorkeakoulukirjastot voivat liittyä LINDA-yhteisluetteloon

Yliopistojen LINNEA2 -hanke näyttänee, onko tarkoituksenmukaista ylläpitää yhtä suurta LINDA-tietokantaa vai rakennetaanko virtuaalinen yhteisluettelo fyysisesti erillisistä tietokannoista, jolloin erilaiset kirjastojärjestelmätkään eivät välttämättä olisi yhteisluettelon este. 

Jo ennen mahdollista yhteisluetteloa amk-kirjastot tarvitsevat nykyistä toimivamman yhteystavan LINNEA-perheen tietokantoihin. Tällä hetkellä suurin osa amk-kirjastojen LINNEA-käytöstä perustuu aikaveloitteisiin sopimuksiin, jolloin asiakkaiden itsenäiskäyttö on käytännössä mahdotonta. Siksi ehdotetaankin, että ammattikorkeakoulukirjastot muodostavat yhteisen konsortion, joka solmii Helsingin yliopiston kirjaston kanssa sopimuksen LINNEA-palvelujen käytöstä. Valtakunnallisella yhteislisenssillä turvataan yksittäiselle kirjastolle mahdollisuus tarjota LINNEA-tietokantoja opettajien ja opiskelijoiden omatoimiseen käyttöön

Välittömästi toteuttamiskelpoisia ehdotuksia tällä alueella on kaksi: 
 Ammattikorkeakoulukirjastojen kausijulkaisujen varastotiedot tallennetaan LINDAan ja ammattikorkeakoulut ryhtyvät resurssiensa mukaan ARTO- ja VIOLA-tiedontuottajiksi omien kokoelmiensa erikoisalueilla. Kausijulkaisujen varastotietojen tallentamisesta on keskusteltu jo aikaisemminkin, mutta käytännön järjestelyt ovat vielä kesken. Amk-kirjastojen yhteistyösihteerin palkkaaminen nopeuttaisi tätäkin hanketta. 
 

Palvelu- ja kokoelmayhteistyöhön

Kaikki kirjastot pyrkivät järjestämään palvelunsa parhaalla mahdollisella hinta-laatusuhteella: siksi voi olla tarkoituksenmukaista ostaa se mitä joku toinen osaa paremmin ja pystyy tarjoamaan edullisemmin. Tällöin omat voimavarat voidaan keskittää omille erikoisaloille profiloitumiseen ja uudenlaisten palvelujen luomiseen.Varsinkin yliopiston tai muun erikoiskirjaston välittömässä läheisyydessä sijaitsevan ammattikorkeakoulun on tutkittava mahdollisuutta järjestää osa palveluistaan ulkoistamalla. Näkökulmani on pääkaupunkiseutulainen: seudulla toimii niin monen alan erikoiskirjastoja, että on resurssien tuhlausta yrittää rakentaa sellaisia erikoispalveluja, jotka ovat saatavissa tai ostettavissa muilta asiantuntijaorganisaatioilta. Ostopalveluina voidaan hoitaa niin kirjastotekniset työt (esim. hankinta ja luettelointi) kuin myös osa asiakkaille tarjottavista palveluista. Kritiikkiä voidaan esittää siitä, että palvelu täytyy hakea oman organisaation ulkopuolelta, mikä saattaa lisätä tiedonhankintaan kuluvaa aikaa ja vaivaa. Näkemykseni kuitenkin on, että jos lisääntyvällä vaivalla tavoitetaan erinomaiset palvelut, se on vaivan arvoista. Verkon kautta tarjottavien palvelujen lisääntyminen vähentänee tätä kritiikkiä. Lisääntyvä verkkotarjonta saattaa tehdä järkeväksi myös ei-yliopistopaikkakunnilla toimivien ammattikorkeakoulujen palvelusopimukset. 

Palvelusopimusten tulee kuitenkin perustua todelliseen käyttöön, ei arvioihin. Etenkin yliopistopaikkakunnilla näyttää siltä, että amk-opiskelijat käyttävät yliopistokirjastoja paljon. Toisaalta näyttää myös siltä, että yliopistojen tiettyjen alojen opiskelijat käyttävät paljon vastaavan alan amk-kirjastoja (esim. hoitotiede). Käytön selvittämiseksi esitetään toimenpide-ehdotuksena seuraavaa: Yliopistokirjastojen vuoden 1999 otannan yhteydessä selvitetään käyttäjien taustaorganisaatiot. ARENE:n kirjasto- ja tietopalveluryhmä järjestää samanlaisen selvityksen samoina otantapäivinä ammattikorkeakoulukirjastoissa. Lisäksi tutkitaan, kuinka paljon ammattikorkeakouluissa käytetään samoja kurssikirjoja kuin yliopistoissa. Näillä selvityksillä saadaan arvokasta täsmätietoa ristiinkäytön volyymistä pohjaksi neuvotteluille mahdollisista palvelusopimuksista. 

Palvelusopimukset herättivät AMYLI-ryhmässä paljon keskustelua, koska kattavia käyttäjäselvityksiä ei vielä ole tehty. Joitakin palvelusopimuksia on kuitenkin jo olemassa tai niitä on tekeillä. Esimerkiksi Helsingissä ammattikorkeakoulu on tehnyt yliopiston hammaslääketieteen laitoksen kanssa määräaikaisen palvelusopimuksen, jolla se ostaa yhden yksikkönsä tarvitsemat kirjastopalvelut kokonaan yliopiston hammaslääketieteen laitoskirjastosta. Sopimus vaikuttaa tarkoituksenmukaiselta, koska yliopiston hammaslääketieteen laitos ja ammattikorkeakoulun suun terveydenhuollon yksikkö toimivat samassa kiinteistössä ja osin jopa samassa kerroksessa. Tähän mennessä palautetta on saatu vain epämuodollisella tasolla, koska sopimus on alle vuoden ikäinen. Keskustelua ja kritiikkiäkin on puolin ja toisin virinnyt mm. sopimuksen hinnasta, palvelujen käyttöasteesta, käyttäjien taidoista sekä kirjallisuuden saatavuudesta. Palvelusopimusta ei ole vielä osattu hyödyntää tehokkaimmalla mahdollisella tavalla, mutta AMYLIn loppuraportin otsikkoa lainaten käytettävissä on mahdollisuuksien verkosto, jonka hyödyntämisen opettelu ottaa aikansa. Piakkoin ovat käsillä sopimuksen jatkoneuvottelut, joissa on pyrittävä hiomaan sopimuksen sisältöä molempia osapuolia tyydyttäväksi. Helsingissä on vireillä myös muita yhteistyöneuvotteluja: vuonna 1997 perustettiin neuvottelukunta, jonka osapuolina ovat Terveystieteiden keskuskirjasto TerKKo ja Helsingin ammattikorkeakoulu. Neuvottelukunnassa on sovittu mm. ehdoista, joilla ammattikorkeakoulu on ostanut TerKKolta tiedonlähdekoulutusta opiskelijoilleen ja henkilöstölleen. Koulutuksesta saadut kokemukset ovat olleet molemmin puolin erittäin myönteisiä. Myös hankinta-, luettelointi- ja kokoelmayhteistyöstä on neuvoteltu. 

Verkon välityksellä tarjottavat kirjastopalvelut ovat kasvava ja luonteva yhteistyöalue. Ammattikorkeakoulut ovat jo mukana FinELibissä, vaikka niiltä puuttuu keskitetty rahoitus. Siksi toimenpide-ehdotuksena esitetään, että opetusministeriön ammattikorkeakouluyksikön toivotaan tukevan keskitetyllä rahoituksella ammattikorkeakoulukirjastojen osallistumista Kansallisen elektronisen kirjaston (FinELib) ohjelmaan. Lisäksi ehdotetaan, että ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastot perustavat konsortioita hankkiakseen verkkoaineistoja yhteiskäyttöön. Aineistoon liittyvää käyttäjäkoulutusta järjestetään yhdessä

Myös muuhun kokoelmatyöhön ehdotetaan yhteistyötä: ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastot pyrkivät yhdessä koordinoimaan aineiston valintaa ja hankintaa tarpeettoman päällekkäisyyden vähentämiseksi ja järjestävät paikallisia hankintayhteistyökokeiluja

Kirjastojen välinen kaukopalvelu on jo pitkään ollut itsestäänselvä yhteistyömuoto. Varastokirjastolla on tässä tehtävässä oma erikoisasemansa. Ammattikorkeakoulukirjastot ovat kiinnostuneita osallistumaan Varastokirjaston palvelujen kehittämistyöhön, joten Varastokirjaston johtokuntaa ehdotetaan täydennettäväksi ammattikorkeakoulukirjastojen edustajalla
 

Koulutusta, osaamista ja muutakin yhteistyötä

Kirjastohenkilöstön ja asiakkaiden koulutukseen liittyvä yhteistyö hyödyttää sekä yliopistoja että ammattikorkeakouluja. Ammattikorkeakoulujen kirjastohenkilöstön koulutustarpeet selvitettiin 1997 (Tahvanainen, Widenius, Viiri), mutta yliopistosektorilla ei ole vielä tehty laajaa selvitystä. Raportin toimenpide-ehdotukseksi on kirjattu, että yliopistokirjastojen henkilökunnan koulutustarpeista tehdään samantyyppinen kartoitus kuin ammattikorkeakoulukirjastoissa on tehty vuonna 1997. Tulosten perusteella suunnitellaan yhteistä koulutusta. Kirjasto- ja tietopalvelualan koulutusvolyymi saadaan tehokäyttöön, kun järjestetään yhteisiä ammattikunnalle kohdennettuja koulutustilaisuuksia. Lisäksi kokemusta ja osaamista voidaan siirtää pienin kustannuksin kirjastotyypistä toiseen, kun ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastojen kesken järjestetään henkilökunnan vaihtokokeiluja

Seuraavat kaksi ehdotusta palvelevat asiakkaiden itseohjautuvuuden tukemista: 

  1. Ammattikorkeakouluopiskelijoiden yliopistonkirjastonkäytön koulutusta pyritään lisäämään, jotta kaikki opiskelijat  omaksuvat riittävät tiedonhakuvalmiudet.
  2. Asiakkaiden tiedonhallintataitoja vahvistetaan koulutusyhteistyöllä. Erityisesti tutkitaan mahdollisuuksia lisätä valmiiden koulutuspakettien käyttöä ja verkko-opetusta.
Muussa yhteistyössä nousivat keskeisiksi tilastointi ja erilaiset kehittämishankkeet. Toimenpide-ehdotuksena esitetään, että kaikki ammattikorkeakoulukirjastot liittyvät tieteellisten kirjastojen yhteistilastointiin 1.1.2000 mennessä. Tilastot kokoaa ammattikorkeakoulukirjastojen yhteistyösihteeri, joka tarjoaa myös koulutusta ja opastusta tilastotietojen keruuseen
 
Suomen tieteellisten kirjastojen hankeluetteloon (http://www.lib.helsinki.fi/hyk/kt/hanke.html) sisällytetään tiedot myös amk-kirjastojen hankkeista, jolloin tiedot hankkeista ja mahdollisista yhteistyökumppaneista ovat löydettävissä keskitetysti. Tämä tarjoaa mahdollisuudet säästää resursseja, kun tehdään yhteistyötä hankkeiden välillä. Toimenpide-ehdotuksena esitetään lisäksi, että ammattikorkeakoulukirjastot osallistuvat kirjastoverkon osana yhteisiin kehittämishankkeisiin suuntautuneisuutensa mukaisesti. Yhteiseksi kehittämisprojektiksi sopii mm. laadunvarmistusjärjestelmä. 
 

Toimenpide-ehdotuksista toimeenpanoon

AMYLI-ryhmän työ osoitti, että aitoa halua yhteistyöhön löytyy runsaasti. Ryhmä totesi myös, että lyhyehkön työskentelyjakson aikana ei ehditty pureutua läheskään kaikkiin mahdollisiin yhteistyöalueisiin. Tuloksellinen yhteistyö edellyttää ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastojen jatkuvaa vuoropuhelua. Siksi ehdotetaankin, että Suomen yliopistokirjastojen neuvosto ja ARENEn kirjasto- ja tietopalvelutyöryhmä jatkavat yhteistyötä järjestämällä yhteistyökokouksia säännöllisesti (esim. kaksi kertaa vuodessa)

Raportissa esitetyt toimenpide-ehdotukset odottavat nyt nopeaa toimeenpanoa. ARENEn kirjasto- ja tietopalvelutyöryhmä on jo tehnyt ARENEn hallitukselle esityksen kirjastojen yhteistyösihteerin palkkaamisesta opetusministeriön tuella. Tulevalla yhteistyösihteerillä on edessään mittava urakka, mutta kiitolliseksi urakan tekee se, että tulokset ovat nähtävissä nopeasti. 
 

Katri Vänttinen, informaatikko 
Helsingin ammattikorkeakoulu 
Kirjasto- ja tietopalvelut 
Email: kati.vanttinen@hkiamk.fi

Tietolinja 2/1998