Valintaprosessi
Linnea1:n rakentaminen lähes vuosikymmen sitten vietiin läpi Opetusministeriön ohjauksella ja rahoituksella.
Opetusministeriöön kuulunut Tieteellisten Kirjastojen ATK-yksikkö, TKAY, vastasi ohjelmiston valinnasta kaikkine
siihen kuuluvine osineen. Kirjastot eivät olleet aktiivisesti mukana järjestelmien arviointiprosessissa, mutta
ohjelmistovalinta tehtiin yhteisesti.
Tällä kertaa koko hanke sai alkunsa kirjastojen taholta. Kirjastot halusivat selvittää, mitä muita ohjelmistoja kuin
VTLS ja Virtua oli tarjolla. Mitään ennakkopäätöstä ohjelmiston tai ohjelmistotoimittajan vaihdosta ei ollut, haluttiin
vain selvittää laajalti eri vaihtoehtoja. Selvityksestä kasvoi aito valintaprosessi, johon kirjastot halusivat
työjuhdaksi Helsingin yliopiston kirjaston Linnea-palvelut, eli entisen TKAYn. Yliopistojen ja korkeakoulujen
valtuuttamana Helsingin yliopiston kirjasto koordinoi hanketta ja veti langat yhteen, mutta kirjastojen panos
valintaprosessissa, alusta loppuun saakka oli merkittävä. Ilman kirjastojen antamaa suurta työpanosta ei nyt
tehdyn kaltaista hyvin perusteellista eri vaihtoehtojen vertailua olisi ollut mahdollista toteuttaa.
Hankkeen tavoitteena oli selvittää, mikä kirjastojärjestelmä on sekä toiminnallisesti että taloudellisesti sopivin
LINNEA-kirjastojen sekä yhteisjärjestelmän seuraavaksi kirjastojärjestelmäksi. Nykyisen Linnea-verkon ja
Linnea-yhteistyön haluttiin jatkuvan ja kehittyvän edelleen, sekä nykyisen ratkaisun toiminnallisten etujen säilyvän
jatkossakin.
Kirjastojärjestelmän valinnassa, samoin kuin myöhemmin myös laitteiston ja käyttöpalvelun valinnassa, noudatettiin
EU:n asettamia säädöksiä. Jos näitä säädöksiä halutaan kuvata lyhyesti, ne voidaan tiivistää yhteen sanaan:
tasapuolisuus. Valintaprosessin alkaessa on ilmoitettava, valitaanko tarjouksista hinnaltaan halvin vai
kokonaistaloudellisesti edullisin. Myös valinta- ja arviointikriteerit on ilmoitettava, ja vain niitä saa käyttää
vertailussa, joka on tehtävä tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Hankintapäätöksen on perustuttava tarjousvertailuun
ja tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettuihin valinta- ja arviointiperusteisiin, eikä ulkopuolisia seikkoja saa ottaa
huomioon. Näitä säädöksiä sekä asetettuja aikarajoja noudattaen pitäisi valintaprosessi pystyä viemään läpi ilman
soraääniä ja valituksia.
Kirjastojen rooli oli tärkeä jo valintakriteereistä päätettäessä. Kun kirjastot osallistuivat niiden laatimiseen,
saatoimme olla varmoja, että kaikki kirjastoille tärkeät asiat tulivat huomioon otetuiksi. Kirjastoista koottiin
vertailuryhmät, jotka tutkivat, miten meille tarjotut järjestelmät täyttivät asetetut valintakriteerit. 12 eri ryhmää
vertaili ohjelmien toimintoja, järjestelmätoimittajien tarjoamia palveluja ja luvassa olevaa kehittämistyötä sekä
referenssejä ja asetti järjestelmät paremmuusjärjestykseen tietämättä toisten ryhmien antamia sijoituksia. Näin saatiin
vertailusta objektiivinen tulos, jonka mukaan neljä järjestelmää nousi tässä vaiheessa suhteellisen tasaväkisinä kärkeen.
Nämä neljä olivat Horizon, Innopac, Taos ja Voyager.
Seuraavassa vaiheessa noudatettiin samanlaista objektiivisuutta ja tasapuolisuutta, kun kirjastojen parhaista
asiantuntijoista kootut testiryhmät, yhteensä 70 henkeä, koekäyttivät neljää jatkoon valittua järjestelmää. Jokainen
ryhmä keskittyi tiettyyn toimintoon ja asetti sen toiminnon osalta järjestelmät paremmuusjärjestykseen, jälleen
tietämättä toisten ryhmien antamista sijoituksista. Ryhmien tehtävänä oli tämän lisäksi listata koekäytössä vastausta
vaille jääneet kysymykset sekä mahdolliset puutteet ja muutostarpeet. Hankkeen ydinryhmä, jossa oli mukana sekä
Linnea-palveluiden että kirjastojen ja atk-keskusten edustajia, käytti näitä listoja hyväkseen tehdyillä
kirjastovierailuilla sekä neuvotteluissa järjestelmätoimittajien kanssa.
Kun ydinryhmä vieraili järjestelmiä käyttävissä kirjastoissa ja keskusteli järjestelmätoimittajien kanssa, ei
heillä ollut tietoa siitä, miten järjestelmät olivat koekäytön perusteella sijoittuneet. Tavoitteena oli saada
kaikki avoimet asiat selvitettyä, keskittymällä kuhunkin asiaan kerrallaan, ilman että lopputuloksella spekuloitaisiin
tai annettaisiin sen vaikuttaa keskeneräisen asian käsittelyyn.
Kun eri testausryhmien raportit ja järjestelmätoimittajien kanssa neuvotteluissa saadut tiedot vedettiin yhteen, oli
lopputulos hyvin selvä. Kokemukset kirjastovierailuilta sekä ne tiedot, joita oli muilla tavoin saatu näitä
järjestelmiä käyttäviltä kirjastoilta, tukivat tätä tulosta. Vertailussa nousi selkeästi ykköseksi Endeavor Information
Systems Inc'n (EISI) Voyager. Koekäytössä yksi ryhmä, tilastointiryhmä, ei halunnut asettaa minkäänlaista
paremmuusjärjestystä, sillä tilastointiominaisuuksia ei voitu tässä testauksessa tutkia. Myöskään kaukopalveluryhmä
ei pystynyt testaamaan järjestelmiä oikeasti, vaan sen oli tyydyttävä vertailemaan annettujen tietojen pohjalta, ja
Voyagerin kaukopalvelusta ei tarvittavia tietoja ollut vielä saatavilla. Kaikki muut ryhmät asettivat Voyagerin joko
selkeästi ykköseksi tai jaetulle ensimmäiselle sijalle.
Vertailun tulokset esitettiin kirjastojen johtajille, jotka hyväksyivät yksimielisesti Helsingin yliopiston kirjaston
ehdotuksen Voyagerin valitsemisesta.
Ohjelmistosopimus
Kirjastojen antaman tehtävän mukaisesti, yliopistojen valtuuttamina Helsingin yliopiston kirjasto aloitti
sopimusneuvottelut Endeavor Information Systems Inc'n kanssa. Sopimus allekirjoitettiin helmikuun 4.
päivänä 2000.
Rahoitus
Kirjastot olivat toivoneet ohjelmistohankkeelle keskitettyä rahaa Linnea1:n tapaan. Opetusministeriö oli aluksi
myötämielinen, mutta lopulta keskitettyä, ylimääräistä rahaa ei löytynytkään. Yliopistojen rehtorit päättivät
siinä vaiheessa, että tämä on niin tärkeä hanke, että se on vietävä läpi, ja sopivat keskenään, että tarvittavat
rahat kootaan yliopistojen budjeteista. He asettivat kuitenkin ylärajan, että ohjelmisto konversiokustannuksineen
sekä laitteisto yhdessä saavat maksaa korkeintaan 20 miljoonaa markkaa. Näissä puitteissa pysyminen näytti jossakin
vaiheessa mahdottomalta erityisesti dollarin kurssin jyrkän nousun takia. Lopputulos oli kuitenkin enemmän kuin
tyydyttävä, sillä saimme varsinkin laitteistohankinnassa tuntuvat alennukset tehokkaan kilpailutuksen ansiosta ja
kokonaishankintakustannukset jäivät alle asetetun rajan.
Voyagerin piirteitä - plussat ja miinukset
Toiminnallisesti Voyager täyttää asettamamme valintakriteerit parhaiten, sekä paikallisten toimintojen että
verkko-ominaisuuksien kannalta. Painoa pantiin sille, että Voyager on toimintavalmis, uuden sukupolven vaatimukset
täyttävä ohjelma, jota kuitenkin kehitetään jatkuvasti ja siihen lisätään uusia piirteitä, joita kirjastojen uudet
toimintamuodot edellyttävät. Ohjelmisto on jo käytössä sadoissa kirjastoissa eri
puolilla maailmaa. Näiden kirjastojen
joukossa on monenlaisia ja monenkokoisia kirjastoja, mm. Yhdysvaltain Kongressin kirjasto sekä useita konsortioita ja
muita kirjastoverkkoja. Voimme luottaa siihen, että sekä kirjastojen että Linnean kaltaisen kirjastoverkon yleiset
perustarpeet hoituvat tällä ohjelmistolla. Kuitenkaan ei suljettu silmiä siltä tosiasialta, että meillä on myös omia
erityisiä tarpeita, joista meidän on huolehdittava itse.
Huolimatta siitä, että Voyagerin todettiin olevan markkinoilla olevista kirjastojärjestelmistä meille sopivin ja paras,
sekään ei ole täydellinen, koska täydellistä, kaikki vaatimukset täyttävää järjestelmää ei ole olemassa; tuskinpa
sellaista koskaan saadaankaan. Voyagerissa on puutteita, joista joihinkin on jo näkyvissä parannusta ja joihinkin
taas meidän on ollut itse neuvoteltava korjausta. Suurimpana ongelmana meidän kannaltamme nähtiin merkistöt.
Voyageriin ollaan rakentamassa UNICODE-tukea, mutta se on pitkällinen prosessi ja tehdään neljässä eri vaiheessa,
ollen kokonaan valmis vasta vuonna 2002. Meillä käyttöönotettavassa versiossa 2000 on toteutettu UNICODEn ensimmäinen
vaihe, joka mahdollistaa UNICODE-merkkien esittämisen. Tämä ratkaisee esimerkiksi kyrillisten merkkien esittämiseen
liittyvät ongelmat.
UNICODE-tallennus tulee mahdolliseksi Voyagerin versiossa 2001, joka otettaneen käyttöön vuoden 2001 loppupuolella.
Siihen saakka meidän on hoidettava kyrillisen aineiston tallennus jollakin muulla tavalla. Erilaisista vaihtoehdoista
on keskusteltu, mutta tätä kirjoitettaessa ei ole vielä tehty päätöstä, miten se tullaan hoitamaan. Kyrilliikka
aiheuttaa meille lisätyötä ja erilaisten ratkaisujen hakemista myös konversiovaiheessa, kun on löydettävä paras tapa,
millä kyrillinen aineisto siirretään VTLS:stä Voyageriin. Toimiva ratkaisumalli tälle ongelmalle on jo kehitetty ja
tarvittava ohjelmointityö aloitettu Linnea-palveluissa.
UNICODE ratkaisuna merkistöongelmaan oli Endeavorin suunnitelmissa jo siinä vaiheessa kun saimme heiltä
ensimmäisen tarjouksen. Sen sijaan FINMARC-tuki on kysymys, josta olemme itse neuvotelleet EISIn kanssa ja vain
meitä itseämme varten. Olemme suhtautuneet formaattikysymykseen avoimesti alusta saakka, ja valintakriteereihimme
ei sisälly vaatimuksia, että FINMARCin pitäisi olla sisäinen formaatti tai edes luettelointiformaatti. Sen sijaan
kynnyskysymyksenä on ollut koko ajan, että ohjelmiston on voitava ottaa vastaan ja tuottaa FINMARCia sekä Z39.50:n
kautta että eräajoina. Tämän FINMARC-tuen Endeavor on luvannut rakentaa meille. Tekninen toteutus pyritään hoitamaan
niin, että samalla konversio-ohjelmalla voidaan jatkossa hoitaa muitakin formaattimuunnoksia, esimerkiksi ohjelmiston
sisäisestä formaatista UNIMARCiin.
Ehdotimme lisäksi ratkaisua, että FINMARC säilyisi luettelointiformaattina, vaikka ohjelmiston sisäinen formaatti on
MARC21. Tällä tavoin olisimme välttyneet luetteloijien kouluttamisesta uuden formaatin käyttöön, vaikkakin ennakoimme,
että sekään ratkaisu ei ollut ongelmaton. Pitkällisten keskustelujen jälkeen Endeavor lopulta ilmoitti, että FINMARC
luettelointiformaattina vaatisi sekä luetteloinnin että hankinnan client-sovellusten uudelleen kirjoittamisen ja on
mahdoton toteuttaa tässä aikataulussa ja näillä kustannuksilla. Lopputulos on, että luettelointiformaattina tulee
olemaan MARC21, suomalaisin parannuksin ja laajennuksin. Endeavor tekee meitä varten kaksi muutosta Voyagerin
käyttämään sisäiseen formaattiin: välimerkityksen automaattisen lisäyksen sekä moniosaisten teosten nimeke-kentän
(245/248).
VTLS rakensi aikoinaan meille osakohdeluetteloinnin, joka on myös tulevassa järjestelmässä ehdottoman tärkeä artikkeli-
ja musiikkiaineiston luetteloinnin kannalta. Yksikään tarjouskilpailussamme mukana ollut järjestelmä ei tuntenut
osakohdeluettelointia. EISI suhtautui alusta alkaen myönteisesti meidän tarpeeseemme ja näki osakohdeluetteloinnilla
olevan kysyntää myös muualla. Sopimuksemme mukaan osakohdetuki on valmis siinä vaiheessa, kun otamme Voyagerin käyttöön.
Toinen piirre, joka rakennetaan meitä varten ja suunniteltiin esittämiemme toiveiden pohjalta, on sisälainat, eli
lainat, joita lainataan vain lukusaliin. Sekin on luvattu toteuttaa Voyagerin käyttöönottoon mennessä.
Eräs Linnea-verkon ydintoimintoja on yhteisluettelo. Onnekasta meidän kannaltamme oli, että Endeavor oli jo tekemässä
amerikkalaisia konsortiota varten yhteisluettelopiirteitä, jotka vastaavat hyvin pitkälle meidän tarpeitamme. Union
Catalog -toiminto on parhaillaan testattavana Georgian osavaltion kirjastoverkossa, ja näin ollen valmistuu
aikatauluvaatimustemme mukaan. Testauksessa on myöskin Universal Borrowing eli konsortion sisäinen kaukolainaus,
mihin epäilemättä on tarvetta myös Linnea-konsortiossa. Universal Borrowing siirtää automaattisesti sekä kirjan että
asiakkaan tiedot kirjastosta toiseen. Kun yhden kirjaston asiakas menee asioimaan toiseen kirjastoon, hänen
lainaajatietonsa, myös mahdollisine sakkoineen ja lainakieltoineen, siirtyvät sinne, missä niitä tarvitaan ilman että
asiakkaan tarvitsee rekisteröityä uudelleen.
UB:n kaukolainaus voi toimia asiakaslähtöisesti, ilman että virkailijaa tarvitaan kirjatilauksen tekemiseen ja
lähettämiseen toiseen kirjastoon. Tämän käyttöönotto kuitenkin vaatii keskusteluja kirjastojen kesken ja poliittisia
päätöksiä, mitä sallitaan ja mitä ei.
Konsortion sisäinen kaukolainaus on meille tärkeä, mutta vähintään yhtä tärkeä on ISO-standardin (ISO 10160 ja 10161)
mukainen kaukolainaus. Se mahdollistaa kirjatilausten ja kaikkien kaukolainaukseen liittyvien viestien automaattisen
välittämisen sellaisten kirjastojen ja kirjastojärjestelmien välillä, jotka tukevat tätä standardia. Samoihin aikoihin
kun allekirjoitimme sopimuksen EISIn kanssa, tämä julkisti yhteistyön CLIOn kanssa, mikä tarkoittaa sitä, että jo
valmis ja toimiva, ISO-standardiin perustuva CLIO-kaukolainaohjelma integroidaan Voyageriin. Ensimmäinen vaihe tästä
toteutetaan versiossa 2000 ja toinen versiossa 2001.
Olemme neuvotelleet Endeavorin kanssa Voyagerin Z39.50-tuen kehittämisestä. Neuvottelut jatkuvat edelleen.
Tarpeemme Z39.50:n kehittämisen suhteen ovat yhteneväiset kansainvälisten ZIG (Z39.50 Implementors' Group)-ryhmien
sekä Kongressin kirjaston kanssa. Kuluvan vuoden aikana Endeavor on tehnyt paljon parannuksia Z39.50-ohjelmistoonsa.
Tavoitteenamme on saada Endeavor tukemaan Bath-profiilia (
http://www.ukoln.ac.uk/interop-focus/bath/) minkä EISI
on jo luvannutkin tehdä, mutta aikataulu on vielä avoin. Bath-profiilin monipuolisuuden vuoksi sen tukeminen ei
ole Endeavorille eikä muille järjestelmätoimittajille aivan helppoa.
Endeavor Information Systems Inc järjestelmätoimittajana
Evaluointiprosessin aikana emme vertailleet pelkästään järjestelmiä, vaan selvitimme myös järjestelmätoimittajien
taustat. Selvityksen mukaan Endeavor Information Systems Inc oli vakavarainen ja menestyvä yritys, jonka talous oli
loistavassa kunnossa. Firma oli sataprosenttisesti henkilökunnan omistama. Saimme kokea yllätyksen vain muutama kuukausi
selvityksen jälkeen, kun Endeavor julkisti kaupan, jolla se oli myyty Elsevier Sciencelle. Fuusion syyt ja seuraukset
ovat edelleen vain arvailtavissa, mutta ainakaan syynä ei ollut EISIn taloudellinen asema, joka on erinomainen.
Järjestelmätoimittajana Endeavor on luotettava, erityisesti siinä mielessä, että asetetut aikataulut pitävät.
Suuretkin kirjastot, kuten Kongressin kirjasto, ovat siirtyneet tuotantoon täsmällisesti asetetun aikataulun
mukaisesti. Meillä ei aikataulujen suhteen ole ollut ihan niin hyvä onni, sillä olemme joutuneet siirtämään
käyttöönottoa vuodenvaihteesta 2000/2001 kevääseen 2001. Syynä tähän lykkäykseen oli se, että pidimme meitä varten
tehtävän kehittämistyön ajoitusta liian suurena riskinä. Olisimme joutuneet aloittamaan tuotantokonversiot näkemättä
kehittämisen lopputulosta. Käyttöönottommehan eroaa useimmista muista, myöskin Kongressin
kirjastosta siinä, että
meitä varten tehdään sellaista kehittämistyötä, jota Endeavor ei ole tehnyt aikaisemmin (esim.
FINMARC-tuki Z39.50-palvelinsovellukseen).
Laitetarjouskilpailut
Kun ohjelmisto oli valittu ja sopimus allekirjoitettu, saatoimme käynnistää tarjouskilpailun laitteista. Voyager
toimii kahdella eri laitealustalla ja käyttöjärjestelmällä: IBM (AIX ) ja Sun (Solaris). Valinta näiden välillä ei ollut
kuitenkaan yksinkertaista, sillä vaihtoehtoja ei ollut vain kaksi vaan kuusi, sillä selvitimme kummankin
laitevalmistajan tarjouksista kolme vaihtoehtoa: keskitetty ratkaisu eli yhden palvelimen malli, osittain keskitetty
eli 3-5 palvelinta sekä täysin hajautettu malli eli noin 20 palvelinta. Sekä IBM että Sun näkivät Linnea2-palvelimen
strategisesti tärkeänä kauppana, mikä näkyi tarjousten hinnoissa, meidän onneksemme.
Helsingin yliopiston kirjasto, joka teki laitevertailut konsultin sekä atk-keskusten avustamina, päätyi ehdottamaan
keskitetyn palvelimen valintaa. Tämä vaihtoehto todettiin edullisimmaksi sekä hankintahinnaltaan että
kokonaiskustannuksiltaan (total cost of ownership), jossa oli mukana hankintahinta sekä tukimaksut ja ylläpito viidelle
vuodelle. Esitys toimitettiin yliopistoille sekä muille mukana oleville organisaatioille, joilla oli vapaus valita,
tulevatko he mukaan ehdotetulle yhteiselle palvelimelle vai hankkivatko oman laitteen. Ehdotus hyväksyttiin
yksimielisesti ja kaikki päättivät osallistua yhteisen palvelimen hankintaan. Sopimus Sun Microsystems Oy:n kanssa
allekirjoitettiin 8.6.2000. Hankittu laitteisto, Sun E10000, jaetaan viiteen itsenäiseen osaan eli domainiin. Tämä
vähentää yhden palvelimen käytöstä aiheutuvia riskejä ja helpottaa laitteiston päivittämistä.
Laitehankinnan kanssa samanaikaisesti oli selvitetty laitteiston ylläpitoa. Ylläpitotarjouksia oli pyydetty viideltä
palveluntarjoajalta kaikista kolmesta palvelinkokoonpanosta. Kun laiteratkaisu oli tehty, aloitettiin neuvottelut
palvelimen sijoittamisesta CSC - Tieteellinen Laskenta Oy:n konesaliin. Kun sopimus CSC:n kanssa kirjoitettiin ennen
juhannusta, olivat uuden kirjastojärjestelmän kaikki osaset virallisesti koossa.
Juha Hakala kirjoittaa tarkemmin palvelinratkaisusta artikkelissaan Rautaisannos - perustietoja Linnea2:n
palvelinratkaisusta.
Käyttöönottoprojektit
Uuden kirjastojärjestelmän käyttöönotto Linnean kokoisessa verkossa on mittava projekti. 25
tietokantaa siirretään VTLS:stä Voyageriin tiiviissä aikataulussa, jotta luettelointi yhteisluetteloon
häiriintyisi mahdollisimman vähän. VTLS:n implementointi kirjastoissa ja Linnea1:n yhteistietokannan perustaminen kesti
useita vuosia, mutta nyt sellainen aikataulu ei ole mahdollinen.
Linnea2-käyttöönottoprojekti koostuu useista osaprojekteista, sillä jokaisella kirjastolla ja
yhteistietokannoilla on oma implementointiprojektinsa. Näissä kaikissa on kolme osapuolta: kirjasto, Linnea-palvelut
sekä EISIn Implementation Team. Projektin menestyksellinen läpivienti edellyttää kaikkien näiden tahojen saumatonta ja
aktiivista yhteistyötä.
Kukin kirjasto on nimennyt projektipäällikön, joka tuntee kirjaston toiminnot ja käytännöt sekä
tulevaisuuden visiot. Tärkeä rooli on myös systeeminhoitajalla, jonka tulee tuntea tekninen ympäristö, verkot, sekä
laitteistot. Endeavorin ohje on, että molemmat tulisi vapauttaa muista töistä niin pitkälle kuin mahdollista, mitä
kirjastot tuskin kuitenkaan voivat tänä vähentyneiden resurssien aikana tehdä. Projektiryhmässä tulee lisäksi olla
lainauksen, luetteloinnin ja hankinnan asiantuntemus.
Kun VTLS otettiin käyttöön 90-luvun alussa, TKAY ei pelkästään koordinoinut ohjelmiston käyttöönottoa,
vaan myös aktiivisesti osallistui jokaisen kirjaston käyttöönottoprojektiin. TKAYn panos oli kirjastoille siinä
tilanteessa välttämätön, sillä kaikki integroidun kirjastojärjestelmän perusteet ja edellytykset rakennettiin silloin
alusta alkaen, lähtien jopa tarvittavista kaapeloinneista, päätteiden ja mikrojen hankinnasta, parametrien ja
kokoelmaryhmien ja kaikenlaisten käytäntöjen määrittelyistä. Tilanne on nyt Linnea2:n aikana aivan toinen, vaikkakin
useat näistä edellä mainituista asioista joudutaan miettimään uudelleen ja päättämään, jatketaanko samalla tavalla vai
onko tarpeen tehdä muutoksia. Nyt jokaisella kirjastolla itsellään on paras
asiantuntemus ja ulkopuolisesta tahosta
saattaisi olla pelkästään haittaa. Linnea-palveluiden roolina on koordinoida ja
opastaa, milloin opastusta tarvitaan
sekä hoitaa yhteydet kirjastojärjestelmä- ja laitetoimittajiin. Linnea-palveluiden suunnittelijat ovat kaikki
aktiivisesti mukana Voyagerin käyttöönotossa. Koko hankkeen koordinoinnin lisäksi jokaiselle toiminnolle löytyy
sieltä yhteyshenkilö.
Endeavor on nimennyt neljä projektipäällikköä Linnea-kirjastoja varten. Näiden neljän lisäksi on
kaksi koordinaattoria, joista toinen on erikoistunut konsortioihin. Myös Endeavorin Englannin toimiston tukihenkilö
on mukana käyttöönotossa erityisesti silloin, kun tukea tarvitaan paikan päällä.
Kommunikointi ja tiedonvälitys sekä niiden koordinointi ovat tärkeitä käyttöönoton onnistuneelle
läpiviennille. On selvää, että jos kirjastot itse hoitavat asioitaan suoraan Endeavorilla olevan projektipäällikkönsä
kanssa, koko homma leviää helposti käsiin. Sen takia on sovittu, että yhteydenpito Endeavoriin hoidetaan keskitetysti,
Helsingin yliopiston kirjaston kautta. Silloin kun asia koskee kirjaston dataa, kirjaston on syytä olla suoraan
yhteydessä tietokantaa hoitavaan projektipäällikköön, mutta kaiken tämän kommunikoinnin on tultava myös koko hankkeen
koordinaattorille tiedoksi. Hyvin tärkeää on myös kirjastojen keskinäinen kommunikointi ja yhteydenpito. Lukuisia
keskustelulistoja on perustettu tätä varten, mm. projektipäälliköille ja eri toimintojen asiantuntijoille.
Käyttöönottoa varten on perustettu toimintokohtaisia Linnea-työryhmiä, jotka jatkavat
VTLS-työryhmien roolissa ja joiden tehtävänä on paneutua kunkin toiminnon yleisiin ja erityisiin kysymyksiin ja
valmistella toiminnon käyttöönottoa yhdessä. Joka ryhmällä on ns. työrukkanen, joka valmistelee asia ja tiedottaa
sitten niistä laajemmille ryhmille.
Koulutus kuuluu oleellisena osana käyttöönottoprojekteihin. Ilman riittävää koulutusta ei
käyttöönotto voi onnistua. Noudatamme "train the trainer"-periaatetta, eli Endeavor kouluttaa joka kirjastosta
ydinjoukon, joka sitten jatkaa kouluttamista omassa kirjastossaan. Koulutuksessa on monta eri tasoa. Perustasoon
kuuluu ns. orientaatio (Orientation Training), jossa käydään läpi ohjelmiston konfiguroinnit ja konversiot, sekä
toiminnallisen koulutuksen perusteet (Functional Training), jossa opiskellaan neljässä päivässä kaikki toiminnot.
Tämän lisäksi on syventävää koulutusta, jossa keskitytään johonkin toimintoon ja jota ostetaan tarpeen mukaan.
Koulutuksen määrä on tärkeää, mutta niin on myös sen oikea ajoittaminen. Käyttöönotto lähtee
liikkeelle orientaatiokoulutuksesta, jonka kaikki Linnea-verkon kirjastot ovat jo saaneet. Toimintokoulutusta ei
kannata antaa liian aikaisin, ja pääosa siitä ajoittuukin vuodenvaihteen tienoille. Kirjastojen koko henkilökunta on
määrä kouluttaa vasta keväällä, muutama viikko ennen käyttöönottoa.
Konversiot VTLS:stä Voyageriin ajoittuvat kevät-kesään 2001. Näillä näkymin prosessi käynnistyy
huhtikuun puolivälissä ja sen pitäisi olla kokonaan ohi heinäkuun puoliväliin mennessä. Jotta nämä tuotantokonversiot
sujuisivat hyvin ja aikataulun mukaisesti, on tärkeää harjoitella ensin. Ensimmäiset testikonversiot kolmelle
testikirjastolle on jo tehty kesäkuussa 2000. Testit jatkuvat syksyllä, niin että kaikki eri konversiot testataan:
luettelointitiedot, välittäjä- ja asiakastiedot, hankinnan avoimet tilaukset sekä lainaustiedot. Vuodenvaihteen
tienoilla tai alkuvuodesta jokaisen kirjaston luettelointitiedot konvertoidaan.
Testit ovat välttämättömiä, vaikka Endeavor on konvertoinut lukuisia VTLS-tietokantoja ennen meitä.
Erityispiirteinä meillä on merkistökysymykset sekä oma luettelointiformaatti,
jotka teettävät erityisen paljon töitä
Linnea-palveluille. Sopimuksen mukaanhan asiakas vastaa datan saattamisesta sellaiseen muotoon, että Endeavor voi
käsitellä sitä. FINMARC - MARC 21 -konversio on tätä kirjoitettaessa jo valmis, ja kyrillisten merkkien käsittelyyn
tarvittavat ohjelmistot rakenteilla.
Implementointi- ja konversioaikataulujen suunnittelu on melkoista palapeliä näin suuressa
konsortiossa. Suunnittelutyötä tehdään yhdessä, kirjastojen toiveet mahdollisimman pitkälle huomioon ottaen.
Kun aikataulut on laadittu, on niitä sitten noudatettava ehdottomasti. Jos joku lipeää aikatauluista, menee koko
homma helposti sekaisin. Ei ole muuta mahdollisuutta kuin jättää kelkasta pudonneet joukon viimeisiksi,
jotta kaikkien muidenkin aikataulut eivät viivästyisi.
Konsortio
Linnea-kirjastot ovat toimineet konsortiona jo 80-luvun lopulta lähtien, ilman virallisia sopimuksia
tai sääntöjä. Kirjastoilla on ollut yhteinen, Opetusministeriön allekirjoittama puitesopimus VTLS Inc'in kanssa, mutta
kaikki yhteistyö on perustunut vapaaehtoisuuteen ja yhteiseen haluun tehdä työtä yhdessä. Vaikka yhteistyö on sujunut
hyvin, on nyt kuitenkin syytä virallistaa konsortio ja laatia sille säännöt. Nythän ei ole kyse enää pelkästään
ohjelmistoyhteistyöstä, vaan siinä on mukana myös yhteisen laitteiston omistaminen sekä sen ylläpidosta huolehtiminen.
Tämä uusi yhteistyö, Linnea2-konsortio, on syntynyt sen jäsenten aloitteesta, ilman ylhäältä annettua määräystä, ilman
ylemmän tahon ohjausta. Käynnistäjänä on ollut tarve säästää kustannuksissa ja samalla parantaa toimintaedellytyksiä ja
palveluja.
Helsingin yliopiston kirjasto on paraikaa laatimassa konsortiosopimusta, joka esitellään kirjastojen
johtajille lokakuussa. Jos kirjastot ja yliopistot ovat halukkaita allekirjoittamaan sopimuksen, sitä aletaan noudattaa
ensi vuoden alusta.
Konsortiosopimuksessa ja siihen liittyvissä säännöissä sovitaan
päätöksentekojärjestyksestä ja kustannusten jakamisesta sekä
määritellään, ketkä ovat konsortion jäseniä. Linnea-kirjastojen johtajat ovat tehneet periaatepäätöksen, että
konsortion varsinaisia jäseniä ovat nykyisen Linnea-verkon perustajajäsenet eli 22 yliopistoa tai korkeakoulua
sekä Eduskunnan kirjasto ja Varastokirjasto. Konsortioon voidaan ottaa uusia jäseniä ilman päätösvaltaa, joko
liitännäisjäseniksi tai muodostamaan alakonsortioita. Konsortio voi myydä liitännäisjäsenille ja alakonsortion
jäsenille palveluja, esim. yhteisen palvelimen käyttöoikeutta.
Sopimuksessa kuvataan myös konsortio-organisaatio. Ehdotuksen mukaan ylin päätösvalta on
yleiskokouksella, jossa kirjastojen johtajat edustavat konsortion jäseniä. Yleiskokous valitsee ohjausryhmän, joka
toimii konsortiossa johtoryhmänä, samalla tavalla kuin yliopistokirjastojen neuvosto on toiminut Linnea2-hankkeessa.
Ohjelmistoryhmä valmistelee ohjelmistoon liittyviä asioita ja laitteistoryhmä laitteistoon liittyviä asioita,
esiteltäväksi ohjausryhmälle. Näiden ryhmien alapuolella toimivat ohjelmiston toimintakohtaiset ryhmät sekä yhteisen palvelimen viiden domainin omat ryhmät. Voyager-käyttäjäryhmä jatkaa VTLS-käyttäjäryhmän roolia keskustelu- ja tiedotusfoorumina.
Kymmenen yhteistä VTLS-vuotta ovat opettaneet Linnea-kirjastoille, että yhteistyö on voimaa.
Se ei aina ole helppoa tai yksinkertaista, mutta sen eteen kannattaa nähdä vaivaa, sillä yhteistyö säästää kustannuksia
ja sillä saadaan monia asioita eteenpäin ihan eri tavalla kuin jos jokainen kirjasto toimisi yksin. Hyvänä esimerkkinä
kustannusten minimoinnista on Linnea2:n ohjelmisto- ja laitteistohankinta, jossa hankintahinnat olisivat olleet aivan
toista luokkaa, jos jokainen kirjasto olisi ollut asialla yksin.
Lopuksi
Linnea2:n käyttöönotto aloittaa uuden aikakauden suomalaisissa tieteellisissä kirjastoissa. Se ei
tarkoita vain kirjastojärjestelmän uusimista, vaan uudenlaista, tiiviimpää yhteistyötä. Jo Linnea1 on ollut
kansainvälisesti ainutlaatuinen ratkaisu ja esimerkki menestyneestä yhteistyöstä mutta Linnea2 menee vielä pidemmälle.
Koko maan yliopistokirjastojen kaikkia näyttöluetteloita ja kirjastojen kansallisia yhteisluetteloita ei koskaan
aiemmin ole sijoitettu yhdelle ja samalle palvelimelle. Edistyksellinen ratkaisumme on jo herättänyt mielenkiintoa
muissa maissa, ja epäilemättä jatkoa seurataan suurella kiinnostuksella.
Linnea2-valintaprosessi eri osineen ja vaiheineen on esimerkki siitä, mitä yhteistyöllä saadaan
aikaan. Tulokset eivät kuitenkaan synny itsestään, vaan siinä on tarvittu sekä kirjastojen tahtoa ja ponnisteluja
sekä hanketta koordinoivan Kansalliskirjaston määrätietoista työskentelyä. Tavoitteena oli päästä toiminnallisesti
varmaan ja turvalliseen ratkaisuun, joka samalla säästäisi kustannuksia. Tehdyt valinnat ja päätökset ovat tämän
tavoitteen mukaisia, mutta sinne päästäksemme meillä on edessämme vielä paljon työtä.
Annu Jauhiainen, pääsuunnittelija
Helsingin yliopiston kirjasto
Sähköposti: Annu.Jauhiainen AT helsinki.fi
Tietolinja 1/2000
